Работа в офисе, вакансия • Офис-менеджер • Москва - id347 (вакансия в архиве)

Нашей команде требуется ответственный, надежный, исполнительный офис-менеджер, умеющая оказывать эффективную помощь сотрудникам компании, поддерживать жизнедеятельность и корпоративный дух компании.

Обязанности

1) организация закупок:

‒ фрукты

‒ напитки (чай, кофе)

‒ вода

‒ канцтовары

‒ мебель

‒ хозяйственные товары

‒ оргтехника

‒ книжные и периодические издания

2) работа с корреспонденцией:

‒ вести входящую и исходящую документацию

‒ осуществлять отправку и получение деловой корреспонденции

‒ проверять, писать и редактировать письма любой направленности

3) обеспечение жизнедеятельности офиса:

‒ заказывать пропуска в бизнес-центр (по телефону и лично)

‒ отвечать на входящие звонки (в зависимости от вопроса соединять со специалистом)

‒ заказывать и контролировать курьеров

‒ согласовывать встречи с клиентами компании, обеспечение посетителей необходимой информацией и напитками

‒ ввести библиотеку книжных изданий, контролировать наличие и использование книг сотрудниками

4) организация работы команды:

‒ организовывать командировки сотрудников (заказ авиа и ж/д билетов, бронировать гостиницы, согласование дат поездок и прочее)

‒ вести график зарплаты команды

‒ вести справочник с информацией о членах команды

‒ формировать личные дела сотрудников

‒ составлять шаблоны договоров и технических заданий, редактировать, оформлять

‒ вести картотеку договоров

‒ оказывать помощь в оформлении тендерной документации

‒ работать с базами данных, сортировать и дополнять материалы и т.п.

‒ контролировать график работы руководителя

‒ выполнять личные поручения руководителя, старших сотрудников компании

‒ организовывать корпоративные мероприятия

5) репутация компании:

‒ заказывать визитки

‒ выкладывать, добавлять, исправлять материалы на сайте Компании

‒ редактировать отчеты и другую документацию

‒ искать информацию в открытых источниках

‒ вести файл с клиентами, сотрудниками

‒ организовывать посещения выставок, конференции и других мероприятий членами команды (регистрация, согласование времени и др.)

Требования

• Образование: высшее образование, желательно экономического, либо филологического профилей (в т.ч. рассматриваются студенты )
• Профессиональные навыки:
  • грамотная устная и письменная речь
  • умение пользоваться оргтехникой
  • умение пользоваться информационно-правовыми системами
  • умение эффективно организовывать работу офиса
  • уровень английского языка Upper-intermediate
  • продвинутый пользователь MS Office.
• Личные навыки:
  • аккуратный внешний вид
  • коммуникабельность
  • желание помогать
  • вежливость и доброжелательность
  • самостоятельность
  • инициативность
  • ответственность
  • пунктуальность
  • дисциплинированность
  • умение работать в команде и поддерживать корпоративный дух компании.