Работа в офисе, вакансия • Бизнес - ассистент с функциями офис-менеджера • Москва - id475 (вакансия в архиве)

Цели деятельности:

1. Обеспечение качественной коммуникации и хождения информации как внутри организации, так и с внешними партнерами и клиентам.

2. Обеспечение жизнедеятельности консультанта и организационная поддержка в различных проектах.

3 Обеспечение жизнедеятельности офиса и работоспособности офиса

Функции:

- организация поездок , сложных маршрутов, расписания в командировках , согласование с контрагентами, обеспечение комфортного перемещения от порога до порога , точный расчет времени .

- организация рабочего дня консультанта, составление и ведение расписания работы (согласование встреч, совещаний, простраивание логистики по перемещениям, выполнение внутриорганизационных задач)

- обеспечение реализации в полном объеме расписания

- получение и сохранение информации от консультанта по итогам встреч, клиентских сессий и по другим проектам. Передача этой информации в соответствующие подразделения компании

- обеспечение полноты информации по текущим проектам руководителя для других подразделений компании

- отслеживание динамики выполнения внутриорганизационных задач, в которых участвует руководитель

- ведение реестров индивидуальных клиентов и отслеживание регулярности встреч руководителя

- обеспечение выполнения райдеров

- быстрое внесение изменений в расписание и логистику по необходимости, обеспечение выполнения всех сопряженных задач, выполняемых другими сотрудниками (билеты, трансфер, интернет и ПК и тп)

- выполнение поручений управляющего партнера

- командная работа с другими ассистентами, согласованные действия по проектам и поездкам , в которых участвуют разные консультанты

- прием входящих звонков, предоставление необходимой информации, взятие информации у звонившего и обеспечение обратного звонка от коллег (в соответствии с темой вопроса). Обеспечение благоприятного впечатления у звонившего о первом контакте

Обязанности в роли офис-менеджер:

Обеспечение жизнедеятельности офиса и работоспособности офиса, а именно:

- закупка канцелярии, хозтоваров, продуктов для мероприятий,

- чистота и порядок, взаимодействие с клининговой компанией по вопросам уборки помещений,

- офисная техника, все приборы, аппаратура работают,

- достаточно расходных материалов и они в легком доступе,

- достаточно всего для кофе-брейков, они оговоренного качества и в доступе,

- порядок в расписании и в занятости помещений,

- своевременно и в должном качестве производятся ремонтные работы, решаются вопросы с арендодателем,

- обеспечение ясности и прозрачности расходов по всем закупкам,

- работа с документами, заключение договоров с поставщиками товаров, услуг, договоров аренды помещений для проводимых мероприятий,

- получение и учет оплат от студентов программы переподготовки в Москве, сверка с бухгалтерией, обеспечение отсутствия дебиторской задолженности по платежам,

• прием входящих звонков, предоставление необходимой информации о компании и ее услугах, взятие информации у звонившего и обеспечение обратного звонка от коллег в соответствии с темой вопроса.
• Обеспечение благоприятного впечатления у звонившего о первом контакте.

Основная работа в офисе - со студентами, взрослыми статусными людьми, получающими дополнительное профессиональное образование,

Требования:

- Образование – высшее / минимум бакалавр

- Опыт работы в коммерческих организациях от 3 лет

• готовность к гибкому графику работу (вечера до 22 часов - примерно 4-6 раз в месяц, три выходных в месяц с 9-30 до 18-30 - вместо них выходной в будни )
• грамотная письменная и устная речь

- ответственность, добросовестность при выполнении задач,

- опыт в организации поездок, знание особенностей логистики в Москве

- доброжелательность и открытость в общении

- умение быть в команде и помогать членам команды

- уверенность в неопределенных ситуациях, способность искать нестандартные решения

- системное мышление, умение работать в режиме многозадачности,

- организованность и аккуратность

- быстрота реакции, стрессоустойчивость, клиентоориентированность,

- уверенный пользователь ПК (Word, Excel, PowerPoint, интернет, соцсети) , легко осваивает новые программы ( мы работаем в Битрикс 24)

Условия:

• работа в офисе в центре Москвы ( ст м Пушкинская) , возможно удаленная 1-2 дня в неделю
• график работы - по расписанию - 40 часов в неделю
  - стандартный с 10:00 до 19:00 , вечера 3-4 раза в месяц с 19 до 22 , суббота и вск - 3 дня в месяц с 9-30 до 18-30 .
• Выходные - суббота и воскресенье, вместо занятых - в будни
• Отпуск - 2 недели летом, 1 + 1 неделя зима-весна - одновременно с консультантом
• Командировки в Санкт-Петербург 1 раз в месяц 1-2 дня.