Работа в Москве, вакансия - Координатор планирования и организации командировок • Москва - id499 (вакансия в архиве)

Обязанности:

• получении информации о предстоящей командировке и проинформировать начальника отдела
• при получении информации от Пресс-службы Президента РФ или Правительства РФ, Государственной Думы, Совета Федерации, Министерства Обороны и т.д. о предстоящих командировках проинформировать Отдел планирования и продюсирования
• согласовать список сотрудников с начальником отдела спутниковых станций (если в командировке необходима ПССС) состав съемочной группы
• в случае зарубежных командировок проверить наличие визы, наличие и срок действия загранпаспорта и страховки
• в случае необходимости, оформить визы и загранпаспорта - подготовить служебную записку и пакет документов для Протокольного отдела Дирекции международных связей
• при необходимости, оформить медицинскую страховку
• контролировать оформление виз и загранпаспортов
• совместно с начальником отдела определить оборудование для командировки, в соответствие с поставленной задачей (характер съемки, монтаж, перегон и т.д.)
• в случае зарубежных командировок запросить таможенные документы в Аппарате директора (по необходимости)
• аккредитовать съемочные группы, сотрудников корпунктов и технические средства
• застраховать или отправить уведомления в страховую компанию об оборудовании, выезжающем за пределы РФ
• выбрать и заказать авиа-, ж/д билеты, гостиницу и автотранспорт для съемочной группы, предварительно согласовав с начальником отдела
• подготовить приказ о направлении съемочной группы в командировку и смету о командировочных расходах
• получить и передать съемочной группе задания на съемку для Отдела архивных материалов
• заказать денежные средства для предстоящих командировок в Бухгалтерии
• выделить денежные средства в случае экстренных выездов в командировки
• подготовить пакет документов для съемочной группы
• заказать автотранспорт для отправки и встречи съемочной группы
• проконтролировать время выезда съемочной группы в командировку.

Кроме того, в служебные обязанности специалиста-координатора, обеспечивающего командировки, входит:

• ведение документооборота по созданным приказам
• контроль над рациональным использованием денежных средств
• проверка счетов, выставленных агентствами за различного рода услуги (гостиницы, авиа- и ж/д билеты, транспортные услуги и т.д.)
• ведение базы данных первичной и учетной документации
• ведение базы данных виз и загранпаспортов
• получение и учет денежных средств для экстренных командировок и ежемесячный отчет по использованным денежным средствам.

Требования: высшее образование, уверенный пользователь ПК, английский хороший уровень.
Условия: график работы 5Х2, работа в ТТЦ Останкино