Работа в офисе, вакансия • Офис-менеджер • Москва - id374 (вакансия в архиве)

В компанию Инж Сис Ком - системный интегратор специализирующийся в создании решений умных зданий, объединяя инженерные системы в единую цифровую платформу, требуется офис менеджер.

Обязанности:

• Прием и отправление документации, регистрация входящей/исходящей корреспонденции.
• Ведение журналов учета входящей и исходящей корреспонденции, приказов, договоров, служебных записок и т.д.
• согласование расходных и доходных договоров, дополнительных соглашений и т.п. с участниками, согласно регламенту
• Подготовка проектов отдельных приказов, распоряжений, служебных писем, справок и других документов
• Взаимодействие с заказчиками/ подрядчиками
• Организация совещаний. Ведение протоколов заседаний и совещаний.
• Ведение проектов в СРМ.
• Передача работникам общества (исполнителям) входящей корреспонденции согласно резолюции директора.
• Подготовка и отправление почтовых отправлений
• Подшивка документов и формирование документов в соответствии с номенклатурой.
• Контроль за сроками исполнения приказов по основной деятельности
• Осуществлять контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением.

• Составление сопроводительных документов при отправлении/получении документации на объекты
• Хоз. обеспечение офиса и объектов (канцтовары, вода, расходные материалы и т.д.)
• Отслеживание и контроль электронной почты организации.
• Входящие/исходящие телефонные звонки в рамках своей компетенции.
• Помощь финансовому директору с бухгалтерией

• Опыт работы в подобной должности от года
• Опыт работы с бухгалтерией: отслеживание дебиторской/кредиторской задолженности по результатам месяца, запрос недостающих документов от поставщиков проведение сверок с поставщиками и покупателями по итогам квартала контроль за наличием и правильностью оформления первичных документов, формирование пакетов документов создание и поддержание системы бухгалтерского документооборота, в том числе в электронном виде ввод первичных документов от поставщиков и подрядчиков формирование и обработка первичной документации: входящей и исходящей работа с авансовыми отчетами Проведение документов на реализацию выставление счетов
• Вежливость
• Опрятность
• Дружелюбие

• Оформление по ТК
• Работа 5/2 в офисе на м. динамо. График с 9 до 18 или с 10 до 19.