Работа в Москве, вакансия - Бизнес ассистент • Москва - id251

1. **Общая административная поддержка**:

* Организация ежедневных задач и встреч, управление расписанием, напоминания о важных событиях и встречах.

* Ведение переписки, прием звонков, обработка запросов.

* Координация работы офиса, управление внутренним документооборотом.

* Подготовка и отправка отчетов, документации, контрактов.

2. **Планирование и организация командировок**:

* Организация и координация деловых поездок, включая бронирование билетов, отелей, аренду автомобилей.

* Сопровождение руководителя в командировках, помощь в организации встреч и переговоров.

* Обеспечение всех необходимых условий для комфортной работы во время командировок (например, подготовка презентаций, отчетности).

3. **Управление проектами и задачами**:

* Контроль за выполнением долгосрочных и краткосрочных проектов, помощь в планировании и выполнении стратегий.

* Координация между отделами, мониторинг выполнения задач.

* Анализ результатов проектов и предоставление рекомендаций по улучшению.

4. **Документооборот и поддержка в правовых вопросах**:

* Подготовка, оформление и подача юридических документов (контракты, соглашения, отчеты).

* Поддержка в оформлении лицензий, разрешений, регистраций.

* Взаимодействие с юристами, бухгалтерами и другими специалистами.

5. **Маркетинговая и PR поддержка**:

* Разработка маркетинговых стратегий, проведение исследований рынка.

* Создание рекламных материалов, участие в подготовке презентаций.

* Организация мероприятий, конференций, встреч с партнерами.

6. **Финансовая поддержка**:

* Помощь в подготовке финансовых отчетов, анализ расходов и доходов.

* Контроль платежей, подготовка платежных поручений, взаимодействие с финансовыми учреждениями.

* Подготовка бюджета для различных проектов и департаментов.

7. **HR и подбор персонала**:

* Ведение кадровой документации, помощь в подборе новых сотрудников.

* Организация тренингов и корпоративных мероприятий.

* Контроль за выполнением трудовых договоров и соблюдением внутренних регламентов.

8. **Управление бизнес-операциями**:

* Поддержка в ежедневных операциях компании (логистика, снабжение, клиентская поддержка).

* Оптимизация процессов внутри компании, выявление и устранение узких мест.

* Взаимодействие с подрядчиками и поставщиками.

9. **Международные и межкультурные коммуникации**:

* Взаимодействие с международными партнерами и клиентами, подготовка деловой переписки на нескольких языках.

* Проведение переговоров с иностранными партнерами, помощь в международных сделках.

* Перевод и подготовка документов для зарубежных клиентов и партнеров.

10. **Исследования и аналитика**:

* Проведение рыночных и конкурентных исследований, анализ трендов.

* Подготовка аналитических отчетов, прогнозов по отрасли.

* Составление рекомендаций по стратегии развития бизнеса.

11. **Техническая и IT поддержка**:

* Координация работы с IT-подразделением, решение технических проблем.

* Внедрение новых технологий, управление базами данных и системами.

* Контроль за работой программного обеспечения и его обновлениями.

12. **Управление клиентами и партнерами**:

* Установление и поддержание отношений с ключевыми клиентами и партнерами.

* Ведение переговоров, подписание соглашений и контрактов.

* Организация встреч и конференций с клиентами и партнерами.

13. **Личные задачи для руководителя**:

* Помощь в организации личных задач, включая управление личным временем и расписанием.

* Организация мероприятий, встреч с личными партнерами и клиентами.

* Поддержка в решении личных вопросов и организации досуга.

14. **Выезды по делам компании**:

* Посещения государственных и муниципальных органов (например, налоговых служб, регистрационных центров, торговых палат и других учреждений).

* Личное взаимодействие с поставщиками, партнерами, клиентами и подрядчиками.

* Выполнение поручений, требующих физического присутствия (например, подписание документов, получение лицензий или разрешений, проведение проверок и инспекций).

* Решение вопросов по делам компании в других местах, включая поездки в офисы партнеров или для организации логистики.

* Периодические поездки в различные районы города для решения рабочих задач (например, доставка документов, встреча с подрядчиками и клиентами).

15. **Знание языков**:

* Обязательное знание английского языка.

* Знание итальянского языка будет являться дополнительным преимуществом.