Работа в России, вакансия - Личный Помощник • Алматы - id333

Что вы будете делать

• Организовывать и поддерживать полный документооборот департамента: регистрировать и систематизировать корреспонденцию, направлять материалы руководителю и сотрудникам.

• Подготавливать необходимые документы и материалы для руководителя, помогая ему быть максимально эффективным.

• Вести записи встреч и переговоров, а также организовывать звонки, совещания и личные встречи.

• Обеспечивать руководителя всей актуальной информацией, даже в его отсутствие.

• Готовить служебные письма, запросы и ответы по поручению руководителя.

• Контролировать сроки выполнения поручений и помогать команде оставаться в фокусе.

• Организовывать приём посетителей и способствовать быстрому решению вопросов сотрудников.

• Работать с внутренней системой BPS: оформлять заявки, следить за их своевременной обработкой.

• Вести финансовые процессы департамента: передавать документы на оплату, контролировать авансовые отчеты и расходы по корпоративной карте.

• Организовывать командировки: бронировать билеты и гостиницы, оформлять визы, трансфер и документы.

• Готовить документы для службы внутренней безопасности и оформлять пропуска.

• Выполнять устные и письменные переводы (в том числе синхронные) по поручению руководителя.

• Следить за номенклатурой дел и сдавать документы в архив.

• Вести табель учета рабочего времени сотрудников и передавать данные в HR.

• Собирать и консолидировать информацию для бюджета департамента.

• Обеспечивать руководителя и сотрудников всем необходимым: от канцтоваров до расходных материалов.

Требования

• Высшее образование.

• Продвинутое владение казахским, русским и английским языками (устная и письменная речь).

• Отличные навыки деловой коммуникации.

• Знание принципов делопроизводства, систематизации и хранения документации.

• Уверенное владение ПК и офисными приложениями (MS Word, Excel, PowerPoint).

• Внимательность к деталям, ответственность, исполнительность и инициативность.