Работа в офисе, вакансия • Менеджер офиса /бизнес - ассистент руководителя • Москва - id251

О компании

ENCORE – независимая медиа-платформа о музыке, моде, стрит-культуре, лайфстайле и путешествиях. Мы создаём актуальный контент в Telegram, соцсетях и на мероприятиях и сейчас готовимся к международной экспансии. Наша миссия – освещать новые тренды городской культуры, оставаясь голосом молодого поколения.

Цель должности

- административно-хозяйственное и документационное сопровождение компании, обеспечение жизнедеятельности офиса с использованием высоких стандартов и современных технологий, создание и поддержание френдли атмосферы.

Обязанности

— Делопроизводство: составление приказов, распоряжений и служебных записок, работа с документацией и корреспонденцией, ведение реестра договоров и архивирование.

— Организация встреч: отвечать на звонки, встречать гостей, подключать Zoom-конференции, иногда угощать чай/кофе.

— Оптимизация и автоматизация бизнес-процессов в зоне ответственности с использованием современных технологий, программ и приложений, включая ИИ.

— Обеспечение жизнедеятельности офиса: формирование и контроль бюджета, закупка ТМЦ и продуктов взаимодействие с подрядчиками и курьерами.

— Координация с клининговой службой: постановка задач и контроль качества работы.

— Учет ТМЦ, в т.ч. фото- и видео-техники: организация выдачи и возврата оборудования.

— Выполнение поручений руководителя, коммуникация с командой и гостями (артисты, клиенты).

— Взаимодействие с бизнес-центром по всему спектру вопросов.

— Руководство одним сотрудником — кофе-леди (чай/кофе, сервировка, обеспечение офиса напитками, едой, сезонными фруктами и т.п.).

Требования

— Опыт работы на аналогичной позиции от 1 года (опыт взаимодействия с собственником будет плюсом).

— Высшее или неоконченное высшее образование.

— Знание стандартов делопроизводства и документооборота.

— Знание делового этикета (готовность пройти курсы, если нужно).

— Высокий уровень организованности, внимание к деталям, дипломатичность и стрессоустойчивость.

— Уверенное владение офисными программами и приложениями (MS Office, таск-трекеры, CRM, Zoom и т.п.). Digital-грамотность, включая навыки работы с GPT и др.

— Умение и большое желание создавать и поддерживать френдли атмосферу в офисе.

Что мы предлагаем

— Конкурентоспособную зарплату — обсуждаем индивидуально.

— Супермодный офис в шаговой доступности от Красной площади.

— Ноутбук Apple для работы.

— Молодая и амбициозная команда в интересном медийном бизнесе.

— График работы — с 11:00 до 19:00.

— Возможность карьерного роста в рамках нескольких направлений бизнеса.

😊 Если вам интересна наша вакансия, оставляйте отклик и мы свяжемся с вами. ( (мы используем для связи WhatsApp, оправляем приглашение на интервью )