Работа в России, вакансия - Помощник руководителя • Челябинск - id434

- Прием, регистрация в системе управления документами Directum и распределение поступающей в адрес подразделения корреспонденции, передача ее на рассмотрение руководителю

- Прием и передача на согласование руководителю писем от подрядных организаций на допуск сотрудников, въезд/выезд техники, ввоз/вывоз оборудования (тмц) на территорию строительной площадки, оформление пропусков на объект

- Ведение документооборота подразделения работа с текущими и архивными документами

- Поиск информации, необходимой, руководителю или сотрудникам подразделения в сети Интернет или через справочные службы помощь сотрудникам подразделения в ежедневных делах

- Прием и обработка входящих звонков, электронной почты, ведение деловой переписки

- Участие в оперативных совещаниях, ведение протокола оперативных совещаний, организация видео-конференций (ВКС)

- Запуск и контроль процесса согласования договоров подряда, дополнительных соглашений, их загрузка в систему управления документами Directum

- Подготовка листов согласования к счетам на оплату, контроль процесса их согласования

- Сканирование‚ копирование и пересылка файлов по запросу непосредственного руководителя, а также руководителей смежных подразделений

- Организация встреч и переговоров с руководителя с сотрудниками и сторонними организациями

- По поручению руководителя, сбор необходимых бухгалтерских, юридических документов с подрядных организации и направление их в соответствующее подразделение для работы

- Направление приглашений на участие в тендерном отборе в адрес Подрядных организаций согласно перечня, сбор коммерческих предложений по тендеру, направление их на рассмотрение руководителю подразделения, на утверждение Застройщику

- Взаимодействие с посетителями офиса

- Хозяйственное обеспечение офиса (контроль наличия и оформление заказов на покупку канцелярии, воды, товаров бытовой необходимости заказ картриджей, тонеров и др. расходных материалов для орг. техники).

Требования:

• Высшее образование (желательно юридическое, экономическое)

• Опыт работы от 1-года в подобной должности (не менее 1 года опыт офис-менеджером)

• Трудоустройство в полном соответствии с требованиями ТК РФ
• Срочный трудовой договор на период строительства объекта.
• Стабильная белая заработная плата (80% оклад +20% премия)
• Пятидневная рабочая неделя с 08:00 до 17:00
• ДМС со стоматологией после испытательного срока.
• Работа в комфортных условиях в штабе на объекте (комната приема пищи, кондиционеры, и пр.