Работа в России, вакансия - Менеджер по административному и кадровому сопровождению • Астана - id380

Обязанности:

ведет кадровое делопроизводство в соответствии с требованиями Трудового кодекса РК и локальных нормативных документов Компании (оформление приема, перевода, увольнения, отпуска, командировки и иных кадровых действий)

участвует в процессе подбора персонала: размещает вакансии, проводит первичный отбор, взаимодействует с руководителями структурных подразделений, организует собеседования и проверку рекомендаций

формирует и ведет личные дела работников, обеспечивает их актуальность и конфиденциальность

готовит и оформляет приказы, трудовые договоры, дополнительные соглашения и иные документы, предусмотренные трудовым законодательством и внутренними правилами Компании

ведет учет рабочего времени (табели, отчеты, графики), контролирует соблюдение установленного режима работы

осуществляет учет и контроль использования отпусков, больничных листов и иных оснований отсутствия работников

готовит сведения для бухгалтерии по начислениям, отпускам, командировочным и иным выплатам персоналу

участвует в разработке и актуализации ВНД по кадровой политике (правила внутреннего трудового распорядка, положения, формы документов)

ведет архив кадровых документов, обеспечивает их хранение и своевременную передачу в архив Компании

консультирует сотрудников по вопросам оформления отпусков, командировок и других вопросов, связанных с кадровыми процедурами

обеспечивает конфиденциальность и надлежащую защиту персональных данных работников

оформляет командировки сотрудников: подготавливает приказы, заявки, билеты, бронирование номеров, оформление авансов и отчетность

взаимодействует с бухгалтерией по вопросам командировочных выплат и возврата авансов

организует перемещение и размещение персонала при необходимости (переезды, смена рабочих мест, техническое оснащение)

обеспечивает оперативное решение внутренних вопросов сотрудников (заявки на ремонт, канцтовары, доступ в офис, транспорт и т.п.)

участвует в планировании и контроле офисного бюджета в части административных и хозяйственных расходов

принимает участие в адаптации новых сотрудников (оформление рабочего места, доступов, ознакомление с правилами внутреннего распорядка)

координирует взаимодействие с ИТ-специалистами и другими работниками по вопросам обеспечения рабочих мест

обеспечивает бесперебойное функционирование офиса Компании, поддержание порядка, чистоты и надлежащего технического состояния помещений, мебели и оборудования

организует закупку, учет и рациональное использование товарно-материальных запасов (канцелярских, хозтоваров, продуктов для офиса и прочих расходных материалов)

участвует в инвентаризации офисного имущества, контролирует сохранность материальных ценностей

координирует работу внешних подрядчиков (клининговых, сервисных, технических служб, интернет-провайдеров и др.), осуществляет приемку оказанных услуг и подготовку актов выполненных работ

взаимодействует с арендодателем (или управляющей компанией при владении офисом) по вопросам эксплуатации помещений, коммунальных услуг и технического обслуживания

контролирует своевременную оплату арендных и эксплуатационных платежей, коммунальных услуг и иных затрат, связанных с содержанием офиса

организует обслуживание офисной техники и мелкий ремонт помещений в пределах компетенции

обеспечивает офис питьевой водой, продуктами для зоны кофе, хозтоварами и другими необходимыми материалами ведет учет и контроль остатков

участвует в организации офисных мероприятий, приеме посетителей, планировании размещения сотрудников и оборудования

осуществляет контроль за соблюдением санитарных, пожарных и охранных требований в соответствии с действующими ВНД Компании

соблюдает корпоративные стандарты, политики и регламенты Компании, включая требования по информационной безопасности, защите данных клиентов, использованию корпоративных систем и ресурсов.

Требования: кадровое делопроизводство, включая виды кадровых документов, порядок оформления и сроки хранения ведение личных дел учет рабочего времени и графиков оформление командировок и компенсаций работа с персональными данными трудовое законодательство РК и AIFC Employment Regulations, локальные нормативные акты Компании, базовые требования по охране труда и пожарной безопасности документооборот и архив, включая маршруты согласования, регистрации и систематизации документов, номенклатуру дел, правила архивного хранения административно-хозяйственная деятельность, включая управление товарно-материальными запасами для офиса, принципы учета и инвентаризации, требования к содержанию офисной инфраструктуры сервис-менеджмент внутренних клиентов, включая базовые принципы SLA, классификация заявок и приоритетов, порядок эскалаций взаимодействие с контрагентами в части договорной работы с арендодателем и сервис-подрядчиками (предмет, SLA/качество, акты, претензионный порядок) основы финансового учета, работа с первичными документами по командировкам и хозяйственным расходам, лимиты и статьи бюджета офиса базовые требования к оформлению авансовых отчетов деловой этикет и официальная переписка, включая стандарты делового письма, протоколирование онлайн и очных переговоров, правила служебных записок эффективная коммуникация – способность четко и грамотно излагать информацию устно и письменно, вести деловую переписку, готовить служебные письма и документы, корректно взаимодействовать с сотрудниками, руководством и внешними партнерами организованность и планирование – умение структурировать задачи, выстраивать приоритеты, планировать и координировать административные, хозяйственные и кадровые процессы, обеспечивая их своевременное исполнение самостоятельность и ответственность – готовность принимать решения в рамках своей компетенции, проявлять инициативу и нести персональную ответственность за результаты, сроки и качество выполняемых задач навыки взаимодействия и клиентоориентированный подход – способность выстраивать конструктивное сотрудничество с коллегами, руководством, подрядчиками и поставщиками услуг, обеспечивая высокое качество внутреннего сервиса для персонала Компании деловая этика и конфиденциальность – соблюдение норм корпоративной культуры, корректность в деловых отношениях, аккуратность при работе с персональными данными и кадровой информацией, недопущение конфликта интересов работа в команде – умение продуктивно взаимодействовать с сотрудниками разных подразделений, поддерживать позитивный рабочий климат, способствовать обмену информацией и поддержке коллег ориентация на результат – умение завершать задачи в установленные сроки, контролировать качество и доводить вопросы до решения гибкость и стрессоустойчивость – способность сохранять эффективность при высокой загрузке, быстро адаптироваться к изменениям и корректно решать нештатные ситуации в офисной и кадровой деятельности. ​​​​​​Условия:

Полная занятость, график 5/2, с 09:00 до 18:00

Работа в офисе (левый берег, Астана)

Зарплата 400 000 – 450 000 ₸ на руки (в зависимости от опыта)

Возможность роста до позиции HR-координатора по группе компаний

Дружная команда, современный офис в МФЦА ЭКСПО, корпоративные мероприятия, чай/кофе.