Работа в Москве, вакансия - Руководитель отдела секретариата • Москва - id324

Международное архитектурное бюро IND приглашает в команду Руководителя отдела секретариата в связи с расширением в офис Москвы

Мы работаем над архитектурой будущего — от мастерпланов новых городов до интерьеров штаб-квартир. В наших проектах — Москва, Дубай, Ташкент, Эр-Рияд, Ванкувер и не только.

IND — это:

• 17 лет на рынке архитектурного проектирования
• Более 300 сотрудников в Москве, Санкт-Петербурге, Ташкенте и Дубае
• Победители международных премий, включая WAF и Best Office Awards
• В списке 30 лучших архитектурных бюро России по версии Forbes (2023)
• 100+ реализованных проектов в 9 странах.

Что вас ждёт в команде IND:

• Участие в знаковых проектах, о которых пишут Forbes, ArchDaily, StrelkaMag и другие
• Работа в мультидисциплинарной команде: архитекторы, инженеры, урбанисты, исследователи
• График 5/2 в просторном офисе в ARTPLAY, 10 минут от м. Курская
• Оформление по ТК РФ
• Внутренние творческие конкурсы с премиями, бонусы за успешные проекты
• Карьерные консультации и понятная траектория роста
• Поддержка: внутренний HR-коуч, корпоративный психолог
• Беговой клуб, йога, лекции IND Talks, вечеринки, бар в офисе — мы не только работаем, но и отдыхаем вместе.

Чем предстоит заниматься:

Организация работы отдела:

• постановка задач, контроль исполнения
• график отпусков, переработки, больничные
• курирование работы уборщиц.

Организация офиса и администрирование:

• Полный цикл административно-хозяйственного обеспечения офиса.

• Координация работы по закупке канцелярии, расходных материалов, оборудования и корпоративного кейтеринга.

• Взаимодействие с сервисными компаниями (УК, ЧОП, клининг, типографии).

• Организация рабочих мест, рассадки сотрудников и предоставление доступов.

Поддержка руководителя:

• Эффективное планирование графика и приоритизация задач.
• Выполнение личных и административных поручений: заказ такси, бронирование столиков, онлайн-сопровождение в поездках.
• Поиск информации и решение оперативных вопросов.

Логистика и travel-поддержка:

• Организация курьерской доставки (Почта России, СДЭК, Яндекс.Доставка), контроль счетов.
• Полная организация командировок сотрудников: бронирование билетов и отелей, визовая поддержка, составление отчетности.
• Ведение календаря командировок.

Делопроизводство и документооборот:

• Регистрация, учет и распределение входящей/исходящей корреспонденции.
• Подготовка документов к подписанию, оцифровка и систематизация архива.
• Обеспечение функционирования офисной техники, выполнение копировально-множительных работ.

• Знание ПК – продвинутый пользователь (Office, Internet)
• Релевантный опыт не менее 2-х лет
• Внимательность к деталям, усидчивость, ответственность, дипломатичность
• умение работать с большими объемами информации, многозадачность, гибкость в выполнении задач
• Обучаемость, стрессоустойчивость, коммуникабельность, целенаправленность
• Разборчивый почерк
• Грамотная устная и письменная речь.
  
  Убедительная просьба: желаемый уровень заработной платы укажите, пожалуйста, в резюме или сопроводительном письме.