Работа в Москве, вакансия - Личный помощник Генерального директора группы компаний • Москва - id395

Группа компаний Ойл Ресурс Групп в связи с развитием бизнеса приглашает в команду личного помощника Генерального директора.

ООО «Ойл Ресурс Групп» ведет свою деятельность с 2014 года, пройдя путь от небольшого частного трейдера до группы компаний с многомиллиардным оборотом. Компания хорошо известна на рынке, зарекомендовала себя как стабильный надежный партнер. В настоящее время помимо классического трейдинга нефтяным сырьем и нефтепродуктами на внутренний рынок и экспорт, ГК «Ойл Ресурс Групп» реализует проекты в геологоразведке, бурении, добыче, производстве, транспортировке нефти и нефтепродуктов, развивает собственную сеть АЗС.

Целью развития в долгосрочной перспективе является структурирование бизнеса и формирование российской нефтяной компании. Миссия Группы компаний состоит в создании высокотехнологичного, высокоэффективного предприятия для развития отрасли, а также выполнения социальных программ.

Основные обязанности:

• Планирование и координация рабочего дня, календаря руководителя

• Расстановка задач по приоритетам, отслеживание изменений и своевременное информирование руководителя об этом

• Общение, подготовка деловых писем, переговоры по телефону и деловая переписка с контактами руководителя

• Планирование маршрутов для специальных мероприятий

• Сопровождение гостей VIP-уровня, коммуникации с водителем, домашним персоналом

• Информационно-аналитическая поддержка: поиск, анализ, обобщение и структурирование

  информации (материалов) в удобном формате по запросу

• Подготовка материалов к совещаниям, встречам и переговорам: повестки дня, презентации, доклады, печать документов для всех участников, ведение и оформление протоколов. Организация видеоконференций, контроль работоспособности орг. техники в комнате совещаний

• Своевременное оповещение участников о времени и месте проведения мероприятий, направление пакета документов, регистрация

• Координирование бизнес-процессов и операционных задач на ежедневной основе, контроль

  план-факта по активности

• Анализ информации по рабочим проектам, подготовка отчетности и предложений по оптимизации

• Участие в бизнес-проектах

• Travel Support: логистика и подбор оптимальных маршрутов для командировок по России и за рубежом

• VISA Support: бронирование билетов, номеров отелей, автомобилей, организация трансфера и пр.

• Организация мероприятий, назначение встреч вне офиса

• Прием и распределение звонков

• Контроль исполнения служебных и личных поручений руководителя

• Взаимодействие со всеми подразделениями компании

• Контроль за выполнением текущих проектов, реализацией планов

• Обработка поступающей руководителю корреспонденции, направление исполнителям согласованных документов

• Ведение документооборота аппарата руководителя (подготовка для согласования руководителем, систематизация и хранение)

• Ведение базы контактов (отслеживание дней рождений партнеров и коллег).

Требования:

• 3 высших образования в ведущих вузах страны с красными дипломами: юридическое, финансово-экономическое и техническое образование

• Свободное владение английским языком (письменным и устным)

• Грамотная устная и письменная речь

• Умение работать в режиме многозадачности

• Опыт работы с первыми лицами и собственниками компании от 6 лет в качестве бизнес-ассистента

• Готовность к командировкам и ненормированному рабочему дню

• Наличие личных контактов

• Опыт работы в качестве бизнес-аналитика будет преимуществом

• Системность, внимание к деталям, хорошие коммуникативные навыки

• Знание деловой этики

• Умение работать с конфиденциальной информацией

• Хорошие организаторские способности, высокий интеллектуальный и культурный потенциал, энергичность

• Способность к интенсивной работе

• Презентабельный внешний вид, знание и умение применять на практике правила делового этикета

• Коммуникабельность, организованность, инициативность

• Дипломатичность, стрессоустойчивость, исполнительность, ответственность

• Опыт ведения протоколов совещаний, умение анализировать информацию, выделять главное, четко формулировать свои мысли

• Быстрый набор текста (высокая скорость печати)

• Умение адаптироваться к быстроизменяющимся условиям деловой среды.

Что мы можем предложить:

• Достойный и стабильный уровень дохода обсуждается с успешным кандидатом
• Оформление по ТК РФ
• Участие в создании и развитии современного высокотехнологичного предприятия
• Возможность самореализации и карьерного роста
• Работа в коллективе единомышленников.