Работа в офисе, вакансия • Руководитель по административному обеспечению офиса Акционера (Head of Family Office) • Москва - id389

Обязанности:

1. Руководство приемной и персоналом:

- Организация работы личных секретарей акционера, контроль качества их работы,

- Управление расписанием, координация встреч, переговоров и поездок,

- Взаимодействие с топ-менеджментом, партнерами, семьей.

2. Управление активами (недвижимость):

- Контроль за эксплуатацией, обслуживанием и развитием объектов недвижимости (жилая, зарубежная),

- Координация с управляющими компаниями, подрядчиками, юристами и риелторами,

- Анализ расходов, оптимизация затрат, подготовка отчетности.

3. Логистика и безопасность:

- Организация работы водителей,

- Взаимодействие со службой безопасности (координация охраны).

4. Travel-поддержка:

- Полное сопровождение поездок (бронирование билетов, визы, размещение, программа пребывания),

- Решение нестандартных задач (экстренная ситуации, медицинская помощь за рубежом, тд).

5. Общие задачи:

- Разработка и оптимизация внутренних процессов Family Office,

- Контроль бюджета административных расходов,

- Решение личных запросов семьи (например, организация мероприятий, подбор персонала).

Требования:

- Высшее образование.

- Опыт работы от 6 лет в аналогичной должности (управление частным офисом, административная поддержка первых лиц, VIP-персон)

- Навыки работы с подрядчиками и сервис-провайдерами (от клининга до кибербезопасности),

- Свободный английский,

- Стрессоустойчивость, конфиденциальность, готовность к ненормированному графику.

Условия работы:

• Конкурентная заработная плата.
• График работы 5/2 (с 10:00 до 19:00). Но необходимость быть на связи вне офиса.
• ДМС.
• Персональный офис в Москва-Сити.