Работа в офисе, вакансия • Офис-менеджер/Администратор в офис • Москва - id328

В тексте вакансии подробно описаны все детали. Просьба дочитать ее до конца во избежание лишних вопросов.

Чем предстоит заниматься:

1. Поддержание корпоративной командной работы

• Контроль выполнения поставленных руководителем задач - руководитель не должен напоминать о выполнении какой-либо задачи, Вы ведете и контролируете выполнение задач самостоятельно

• Выполнение поручений руководителя по проектам

• Взаимодействие со всеми отделами компании, сбор и анализ показателей отделов (продажи, закупки, склад, бухгалтерия)

• Ведение дашбордов и оцифровка процессов компании

• Организация совещаний и онлайн-встреч

• Участие во внутренних процессах компании, контроль исполнителей и сроков выполнения проектов

• Координация взаимодействия между отделами, запрос информации, напоминание о сроках

• Взаимодействие с внешними исполнителями (юристы, программисты), (Добиваться решения поставленных задач - важно)

• Поиск нужных документов и ответ на запросы

• Создание информационных писем и документов.

2. Планирование

• Составление отчётов, планов, оценка выполнения планов, отчёт о выполненных и невыполненных задачах

• Ежедневное и еженедельное планирование, с учётом и контролем задач руководителя

• Сопровождение производственных планёрок

• Ведение личного календаря и календаря руководителя

• Организация планёрок, встреч с руководителем.

От кандидата мы ожидаем:

• Высшее образование (приветствуется финансовое, экономическое, юридическое)

• Ориентированность на результат - важно, чтобы все задачи были завершены / зафиксировано решение по задаче (причина невыполнения)

• Важно умение работать с документами, узнавать документы и правильно их оформлять

• Умение распознавать, проверять и правильно обрабатывать документы

• Владение инструментами для работы с таблицами (Excel, Google Sheets)

• Своевременное внесение и обновление данных

• Проактивная позиция в решении задач

• Умение эффективно организовать и структурировать рабочие процессы

• Готовность задавать вопросы при возникновении непонятных моментов

• Способность уточнять и формировать технические задания (ТЗ) самостоятельно или совместно с руководителем

• Регулярное предоставление обратной связи по выполненным задачам на ежедневной основе

• Знание английского языка уровня Intermediate будет плюсом

• Желателен опыт работы на аналогичной должности от 3-х лет

• Профессиональный пользователь ПК, Яндекс.Диск, Microsoft Office, программ для составления презентаций, мессенджеров и соц. сетей, облачных систем хранения.

Вы нам подходите, если имеете следующие компетенции:

• Опыт работы в аналогичной должности (Бизнес-Ассистентом) от 2 лет
• Вы обладаете структурным и аналитическим мышлением
• Грамотная устная и письменная речь
• Навыки управления сотрудниками, постановка задач, контроль, мотивация
• Навыки построения бизнес-процессов и их регламентация
• Высокий уровень коммуникационных и менеджерских навыков. Легко общаетесь с незнакомыми людьми (по телефону/видеосвязи)
• На высоком уровне владеете структурированием информации - вытаскиваете смыслы
• Имеете высокий уровень грамотного и результативного планирования
• Умеете спокойно и рационально обосновывать свою точку зрения, слышать оппонента/собеседника
• Отличаете задачи от идей
• Умеете работать с информацией, формировать из 2-х документов логичный 3-й документ
• Имеете развитые навыки критического мышления.

Требования к личным качествам:

• Имеете высокий уровень самомотивации при минимальном контроле
• Быть открытым, не боятся высказывать свою точку зрения и обоснованную критику адресно и прямо
• Эмоциональная стабильность и выдержанность
• Ваши сильные стороны инициативность, настойчивость и проактивность
• Вы не подвержены чужому влиянию и гибко принимаете чужую точку зрения, избегая конфликта
• Быть готовым услышать прямую точку зрения и обоснованную критику коллег, улучшая свои навыки и знания
• Способность работать в режиме многозадачности
• Развитое чувство долга и ответственности
• Самостоятельность в принятии решений и ответственность за них
• Организованность и структурированность мыслей и действий
• Трудолюбие и пунктуальность
• Целеустремленность, саморазвитие, сильное отношение к делу, способны решать проблемы и ради этого готовы пройти “лишнюю милю”.

Мы предлагаем:

• Полный рабочий день, 5/2, 6-8 часов в день 2 раза в неделю в офис (ул. Профсоюзная, дом 26), 3 дня удалённо

• Возможность роста до операционного директора, руководителя отдела или управляющего и возможность получать денежные вознаграждения пропорционально своему вкладу в рост компании

• Испытательный срок - в несколько этапов, с возможностью досрочного прохождения. Первый этап - 2 недели, второй - 1 месяц. Остальные этапы обсуждаются на собеседовании и по результатам работы (длительность до 3-х месяцев включительно)

• Заработная плата на испытательный срок 110 000 рублей в месяц
• Стабильный доход и возможности для самореализации
• Оформление по ТК

Эта вакансия для вас, если:

• Вы знаете и активно применяете системный подход в трудовой деятельности

• Для вас является приоритетом постоянное развитие навыков и компетенций.

Вы согласны с фразами:

• Быть ассистентом — сложный, но самый быстрый лифт с точки зрения развития

• «Ассистент все время решает нерешаемое, он сталкивается с теми же вызовами, с которыми сталкивается руководитель»

• Основная задача бизнес-ассистента — освобождение времени и головы руководителя для выполнения стратегических задач.