Работа в Москве, вакансия - Head of Administrative and Corporate Travel Department • Москва - id312

Relocation to Cyprus is required!

Our client is a trusted online broker with expertise in the US, European and Asian stock markets, registered in Cyprus, and offers a broad range of services in the financial markets. The team is a union of high qualified professionals on the market, bursting with vibrant energy and pioneer ideas.

All of us are goal-oriented with a strong belief in teamwork power built on the strength of each of us. We work in a high paced environment and within cross-functional teams. Each of us is dedicated to achieving the best possible result, and no one thinks that he doesn’t make a change.

If you feel like you’re a good fit for us and we are a good fit for you, go ahead and check this position out.

Administrative Services:

– Organize and supervise the work of the Secretariat and Reception teams
– Ensure execution of administrative support tasks, document flow, and guest reception
– Manage employee onboarding, training, and continuous development within the department
– Set, track, and report on KPIs and SLAs provide performance reviews and feedback
– Oversee internal and external communication processes related to administrative services
– Ensure adherence to corporate communication standards, etiquette, and GDPR requirements
– Maintain high-quality service for visitors, guests, and internal stakeholders
– Coordinate cross-functional activities with HR, Legal, Finance, IT, and Travel departments
– Identify areas for improvement, drive process optimization and digitalization initiatives
– Support organization of internal events, employee engagement initiatives, and corporate gatherings.

Business Travel Management:

– Full operational management of the company’s travel, transportation, and mobility services
– Ownership of travel and mobility budget, including safety and compliance-related costs
–Implementation and control of corporate travel, transportation, and fleet safety standards according to EU legislation
– Continuous improvement of internal processes, ensuring alignment with EU and local Health & Safety requirements
– Management of duty of care responsibilities for all employees on business trips, including risk prevention, emergency handling, and post-trip follow-up.

Health & Safety Management:

– Full ownership and accountability for the company’s Health & Safety (H& S) management framework
– Ensure that occupational health, employee safety, and compliance with applicable local, EU, and international H& S regulations are consistently embedded into all relevant company processes and operations
– Act as the primary owner of the Health & Safety function, driving company-wide initiatives, policies, and controls to maintain a safe, healthy, and secure working environment
– Lead the implementation of risk prevention measures, incident management, and safety awareness programs, ensuring company-wide alignment with ISO 45001, GRI 403, and EU Health & Safety best practices
– Ensure that Health & Safety practices are fully integrated with corporate governance, sustainability (ESG Social pillar), and enterprise risk management frameworks.

Experience & Background:

– 5+ years of experience in administrative services, corporate travel, or H& S management, including at least 2 years in a team lead role
– Proven track record in managing reception/secretariat teams, travel coordination, and internal service operations
– Experience working in an international environment with cross-functional collaboration.

Skills & Knowledge:

– Strong knowledge of EU travel regulations, duty of care principles, and H& S standards (e.g. ISO 45001, GRI 403)
– Hands-on experience with travel booking tools and vendor management
– Solid understanding of GDPR and corporate communication protocols
– Confident in setting KPIs/SLAs, performance monitoring, and reporting
– Fluent English (B2+/C1) Polish or other European languages are a plus
– Proficiency in MS Office and administrative platforms.

Soft Skills:

– Highly organized, service-oriented, and solution-driven
– Strong leadership, coaching, and communication abilities
– Comfortable working under pressure and managing multiple priorities.

– Work in the modern office in the center of Limassol with a team of open-minded people
– VISA sponsorship for employee and family members
– The Company covers 30% of the annual cost of a health plan, which the employee can choose with any insurance provider
– 21 working days of paid vacation
– 12 additional days off per year at the expense of the Company
– The employee is annually entitled to paid sick leave
– Team building, corporate events, football and volleyball clubs, sports events and challenges
– Competitive salary package including annual bonus
– In honor of birthdays, weddings, and the birth of a child, the employee receives a gift from the Company.

Обязанности:

Административное обеспечение:

– Организация и контроль работы секретариата и ресепшн
– Обеспечение выполнения задач административной поддержки, документооборота и приема гостей
– Управление адаптацией, обучением и непрерывным развитием сотрудников в отделе
– Установка, отслеживание и отчетность по KPI и SLA проведение оценок производительности и предоставление обратной связи
– Контроль внутренних и внешних коммуникационных процессов, связанных с административным обслуживанием
– Обеспечение соблюдения корпоративных стандартов коммуникации, этикета и требований GDPR
– Поддержание высокого уровня обслуживания посетителей, гостей и внутренних заинтересованных сторон
– Координация кросс-функциональных мероприятий с отделами HR, юридическим, финансовым, IT и отделом организации командировок
– Определение областей для улучшения, стимулирование оптимизации процессов и инициатив по цифровизации
– Поддержка организации внутренних мероприятий, инициатив по вовлечению сотрудников и корпоративных встреч.

Управление деловыми поездками:

– Полное оперативное управление услугами компании в области организации поездок, перевозок и мобильности
– Ответственность за бюджет на поездки и мобильность, включая затраты, связанные с безопасностью и соответствием требованиям
– Внедрение и контроль корпоративных стандартов в области организации поездок, перевозок и безопасности автопарка в соответствии с законодательством ЕС
– Постоянное улучшение внутренних процессов, обеспечение соответствия требованиям ЕС и местным требованиям по охране труда и технике безопасности
– Управление обязанностями по обеспечению безопасности всех сотрудников в командировках, включая предотвращение рисков, управление чрезвычайными ситуациями и последующее наблюдение после поездки.

Управление охраной труда и техникой безопасности:

– Полная ответственность за систему управления охраной труда и техникой безопасности (ОТ и ТБ) компании
– Обеспечение того, чтобы охрана здоровья, безопасность сотрудников и соответствие применимым местным, европейским и международным нормам ОТ и ТБ последовательно внедрялись во все соответствующие процессы и операции компании
– Выполнение роли главного ответственного за функцию охраны труда и техники безопасности, стимулирование общекорпоративных инициатив, политик и контроля для поддержания безопасной, здоровой и надежной рабочей среды
– Руководство внедрением мер по предотвращению рисков, управлению инцидентами и программ повышения осведомленности о безопасности, обеспечение общекорпоративного соответствия ISO 45001, GRI 403 и передовым практикам ЕС в области охраны труда и техники безопасности
– Обеспечение полной интеграции практики охраны труда и техники безопасности с корпоративным управлением, устойчивым развитием (социальный аспект ESG) и системами управления корпоративными рисками.

Требования:

Опыт и образование:

– 5+ лет опыта в области административного обслуживания, организации командировок или управления ОТ и ТБ, включая не менее 2 лет на руководящей должности
– Подтвержденный опыт управления ресепшн/секретариатом, координации поездок и внутренних сервисных операций
– Опыт работы в международной среде с кросс-функциональным взаимодействием.