Работа в офисе, вакансия • Офис-менеджер • Тольятти - id325

• Осуществление работы по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности акционерного общества
• Выполнение различных операций с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.
• Прием документов и личных заявлений на подпись руководителю.
• Подготовка документов и материалов, необходимых для работы руководителю.
• Контроль за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение.
• Проверка правильности оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечение качественного их редактирования.
• Организация проведения телефонных переговоров и деловых встреч руководителя.
• По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.
• По поручению руководителя организует вызов корпоративного такси, размещение в гостинице, а также, заказ горячего питания для сотрудников и гостей Общества, по мере необходимости.
• Сотрудничает с поставщиками услуг (заключение договора и контроль):

-по организации доставки сотрудников к месту работы и обратно, отслеживание и корректировка маршрутов следования

-по встрече гостей предприятия, их трансфера (место встречи-предприятие-гостиница)

-по организации их размещения в гостинице

-по организации доставки горячего питания и кофе-брейк.

• Выполнение работы по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.
• Осуществление контроля за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль.
• Организация приема посетителей, оформление пропуска на проход/проезд на ОЭЗ, содействие и оперативность рассмотрения просьб и предложений работников и руководителя.
• Прием и регистрация корреспонденции в специализированной системе электронного документооборота, отправление и получение писем.
• Выдача необходимых справок по зарегистрированным документам.
• Осуществление трэвел-поддержки руководителя и работников предприятия, направляемых в командировку (заказ авиа- и железнодорожных билетов, бронирования номеров в гостинице и т.п.).
• Участие в формировании проекта годового бюджета и ежемесячных затрат по почтовым расходам и на покупку канцелярских товаров, составление авансовых отчетов и отчетов по затратам для бухгалтерии.
• Осуществление работы по ведению архивного дела на предприятии, обеспечение сохранности документов, поступивших в архив
• Прием и регистрация, поступивших на хранение от структурных подразделений документов, законченные делопроизводством.
• Выдача, в соответствии с поступающими запросами, архивных копий и документов, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, подготавливает данные для составления отчетности о работе архива.

• Высшее профессиональное образование (психология, менеджмент)

• Опыт работы в аналогичной должности от 1 года + 1С Документооборот

• Этика делового общения

Условия:

• Официальное трудоустройство
• Своевременная белая заработная плата, премия
• Полный соцпакет + ДМС
• Бесплатное питание+кофе-брейки
• Доставка до места работы и обратно по г.о. Тольятти
• Работа в дружном, молодом коллективе профессионалов.