Работа в России, вакансия - Помощник/ассистент руководителя • Владивосток - id397

Обязанности:

- организация рабочего графика руководителя, координация встреч и переговоров, подготовка документов, взаимодействие с подразделениями и внешними контрагентами, а также решение административно-организационных вопросов для обеспечения эффективной деятельности директора

- прием входящих звонков, входящей корреспонденции, в том числе по электронной почте, а также перенаправление документации соответствующим отделам

- проверка и контроль исходящей документации в системе электронного документооборота с дальнейшим ее направлением по электронной почте

- знание инструкции по делопроизводству, умение полностью вести делопроизводство в учреждении в отсутствии соответствующего специалиста

- поиск, анализ и подготовка в сокращенном виде для руководителя больших объемов информации, умение создавать информационные справки

- подготовка и составление внутренней служебной документации (в том числе: служебных записок, инициативных писем, приказов и т.д.) в системе электронного документооборота

- подготовка, согласование и ведение различной документации, направляемой в ведомства и органы исполнительной власти с целью обеспечения деятельности руководителя

- ведение деловой переписки, деловых переговоров

- подготовка зала переговоров к деловым встречам, а также к проведению видеоконференций руководителя. Обеспечение зала переговоров и приемной руководителя питьевой водой, а также всем необходимым для проведения деловой встречи

- сопровождение руководителя во время деловой встречи: подготовка протоколов встреч, необходимой документации, а также раздаточных материалов. Умение вести протокол встречи или совещания.

- хранение и систематизация нормативной документации учреждения

- подготовка и актуализация списка получателей почтовой рассылки от имени руководителя Музея-заповедника (поздравления, приглашения, иные письма)

- помощь в организации проживания и перелетов сотрудников, приглашенных на работу из других регионов (поиск жилья, приобретение билетов, поиск оптимальных маршрутов и т.д.) при необходимости.