Работа в России, вакансия - Секретарь - делопроизводитель (международная строительная компания) • Когалым - id336

Приглашаем рассмотреть вакансию Секретарь-делопроизводитель в международной строительной компании ЭГЕ ЙЕНИ.

Объект: «Музейный комплекс в городе Когалыме».

Обязанности:

1. Документооборот и делопроизводство:

• Контроль исполнения распоряжений руководителя по ответам заказчику и контрагентам на входящую корреспонденцию в установленные сроки.
• Контроль графика прохождения и исполнения документов по всем стадиям документооборота (регистрация, согласование, подписание, исполнение, архивирование).
• Передача документации от руководителя исполнителям с фиксацией сроков и ответственных лиц.

• Организация своевременного обмена документами между основным офисом компании и объектами (включая сканирование, отправку, получение, регистрацию и хранение копий).

• Обеспечение сохранности документации: соблюдение режима конфиденциальности, организация хранения (физического и электронного), предотвращение утери или несанкционированного доступа

2. Подготовка и оформление документов:

• Ведение подготовительной работы с документами, необходимыми для руководства: сбор, систематизация, предварительное согласование, формирование пакетов.

• Мониторинг корректности оформления документов структурными подразделениями (соответствие стандартам, шаблонам, требованиям законодательства и внутренним регламентам).

• Подготовка по заданиям руководства проектов исходящих писем, приказов, служебных записок, протоколов, актов и иных документов с соблюдением делопроизводственных норм.

3. Взаимодействие и коммуникации:

• Взаимодействие с сотрудниками подразделений по вопросам документооборота, разъяснение процедур, контроль выполнения указаний руководства.

• Выполнение поручений руководителя по вопросам делопроизводства, включая срочные и нестандартные задачи.

• Ведение протоколов и заметок на совещаниях по поручению руководства, контроль исполнения решений, сбор и систематизация отчётных материалов по итогам исполнения поручений.

4. Работа с корреспонденцией и договорами:

• Посещение почтового отделения для отправки и получения корреспонденции ведение журнала учёта исходящей и входящей почты.

• Организация подписания в основном офисе договоров, спецификаций, актов и иной юридически значимой документации с участием ответственных лиц.

• Обеспечение обмена с контрагентами оригиналами договорной документации: отслеживание сроков отправки/получения, регистрация поступления, уведомление ответственных лиц.

• Организация ознакомления работников объектов с приказами и распоряжениями (в бумажной и/или электронной форме) с фиксацией ознакомления.

• Опыт работы секретарём, делопроизводителем или ассистентом руководителя не менее 1 года.

• Знание основ делопроизводства, архивного дела и документооборота (включая ГОСТ Р 7.0.97-2016, 7.0.8-2013).

• Владение офисной техникой и программным обеспечением: MS Office (Word, Excel, Outlook), 1С:Документооборот, электронная почта, сканеры, МФУ.

• Умение работать с большими объёмами информации, соблюдать сроки и приоритеты.

• Внимательность к деталям, аккуратность, высокая организованность.

• Коммуникабельность, умение выстраивать взаимодействие с коллегами и контрагентами.

• Соблюдение конфиденциальности и корпоративной этики.

• Знание английского языка.

• Оформление в соответствии с трудовым законодательством
• Стабильная белая заработная плата
• Штаб строительства по адресу: г. Когалым
• Трудовой договор на срок строительства (IV кв. 2026)
• График работы: 5/2, с 9:00 до 18:00
• Дружный коллектив, командная работа
• Условия и размер заработной платы обсуждаем на собеседовании.