Работа в Москве, вакансия - Административный Директор • Москва - id405

Мы независимое креативное агентство Friends. Мы помогаем делать людей и бренды друзьями, сотрудничаем с крупными российскими и международными брендами. Ценим стратегический подход к созданию рекламы и верим в человеческие отношения. Наши работы являются бенчмарками рекламного рынка России с 2012 года.

Сейчас наша команда бэкофиса находится в поиске Административного Директора.

Обязанности:

1. Управление контрактами и договорами

• Аккредитация контрагентов: аккредитация новых партнеров и поставщиков, на их надежность и соответствие требованиям компании.
• Подготовка документов: проектов договоров, приложений, допсоглашений и оферт.
• Первичное согласование: проверка содержания, формы и расчета финансовых обязательств перед подписанием документов.

2. Организация документооборота

• Документооборот: поддержание и организация внутренней и внешней системы документооборота, включая использование ЭДО.
• Контроль документов: Ежедневная проверка основного реестра документов компании (contract-list), отслеживание статуса каждого документа и своевременно уведомляя заинтересованные стороны.
• Деловая переписка: коммуникация с клиентами и партнерами.

3. Финансовое управление и отчетность

• Регламенты и процедуры: внедрение внутренних регламентов и положений, обеспечивающих прозрачность и эффективность финансового учета и контроля.
• Отчетность: формирование финансовых срезов и отчетности с Финансовым директором.

4. Тендеры и взаимодействие с поставщиками

• Участие в тендерах: подготовка конкурсной документации, увеличение объема заказов компании.
• Расходы на сервисы: ежемесячный контроль расходов на агентские услуги по обслуживанию сервисов

5. Внутреннее администрирование и организация рабочих процессов

• Административные процессы: взаимодействие с юристом, офис-менеджером, специалистом по документообороту и бухгалтерией по рабочим вопросам.
• Подбор подрядчиков: поиск и согласование новых контрактов с подрядчиками, качественное обслуживание инфраструктуры компании и сокращение затрат.
• Ежедневная работа в Asana по проектам.

6. Работа с персоналом

• Работа с ДМС: контроль своевременности платежей и разрешение возникающих вопросов, выбор нового подрядчика если требуется.
• Коммуникация внутри компании.

• Знание основ бухгалтерского и налогового учета.
• Высшее образование в сфере управления.
• Умение работать с таск-менеджерами и CRM-системами обязательно (желательно Asana).
• Умение работать в режиме многозадачности.
• Приветствуется знание основ авторского права.

• График 5/2 в гибридном формате с 11:00 до 20:00.
• ДМС, корпоративные скидки в Ясно и у других партнеров.
• Dog-friendly офис в центре старой Москвы.
• Зарплата по итогам собеседования.
• Корпоративы два раза в год и внутренние мероприятия каждый месяц.