Работа в Москве, вакансия - Делопроизводитель • Москва - id353

Организация работы с документами:

• Прием и первичная обработка входящих документов.
• Предварительное рассмотрение и сортировка документов на регистрируемые и не регистрируемые.
• Подготовка входящих документов для рассмотрения руководителем.
• Регистрация входящих документов и внутренних приказов по основной деятельности.
• Организация доставки документов исполнителям.
• Ведение базы данных документов организации.
• Ведение информационно-справочной работы.
• Обработка и отправка исходящих документов.
• Организация работы по регистрации, учету, хранению и передаче документов текущего делопроизводства.
• Контроль исполнения документов в организации.

Организация текущего хранения документов:

• Разработка номенклатуры дел.
• Проверка правильности оформления документов и отметки об их исполнении перед формированием в дело для последующего хранения.
• Формулирование заголовков дел и определение сроков их хранения.
• Формирование дел.
• Контроль правильного и своевременного распределения и подшивки документов в дела.

Организация обработки дел для последующего хранения:

• Проверка сроков хранения документов, составление протокола работы экспертной комиссии по подготовке документов к хранению, акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.
• Составление внутренней описи дел для особо ценных документов.
• Оформление дел постоянного, долговременного сроков хранения.
• Оформление обложки дел постоянного, долговременного сроков хранения.
• Составление описи дел постоянного, долговременного сроков хранения.
• Передача дел в архив организации.

Дополнительные обязанности:

• Составление документации по заданию руководителя и/или заместителей руководителя.
• Ведение делопроизводства с применением компьютерной техники для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.
• Организация проведения телефонных переговоров руководителя, запись информации в его отсутствие и доведение ее до сведения, передача и прием информации по приемно-переговорным устройствам, а также телефонограмм.
• Обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами организационной техники и канцелярскими принадлежностями, создание условий для эффективной работы.
• Организация приема посетителей, содействие оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.