Работа в России, вакансия - Специалист сектора документационного обеспечения • Волгоград - id434

Обязанности:

3.1. Должностные обязанности:

3.1.1. Организация работы приемной заместителя Губернатора Волгоградской области (руководитель), в том числе:

внесение информации в планировщик (органайзер) о планировании рабочего времени руководителя

информирование руководителя о регламенте намеченных мероприятий, формирование резерва времени для непредвиденных ситуаций

получение необходимых руководителю сведений от подразделений или исполнителей, вызов по поручению руководителя работников

организация телефонных переговоров, встреч и мероприятий руководителя, ведение базы телефонных контактов руководителя

установление контакта с собеседником, поддержание и развитие деловой беседы в процессе телефонных переговоров

прием и передача информации по приемно-переговорным устройствам, прием и передача телефонограмм, запись принятых сообщений и передача их содержания руководителю

обеспечение персональных встреч руководителя с должностными лицами различных уровней власти, органов местного самоуправления, представителями организаций и общественных объединений, гражданами

организация работы с посетителями в приемной руководителя

принятие мер по сохранению конфиденциальной информации в ходе приема посетителей и их нахождения в приемной и кабинете руководителя

осуществление работы по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте и повестке дня заседания или совещания).

3.1.2. Организация командировок руководителя:

подготовка проектов распоряжений аппарата Губернатора о направлении в командировку в соответствии с установленным порядком направления в служебные командировки лиц, замещающих государственные должности Волгоградской области

заказ проездных билетов, гостиниц, транспортного обеспечения руководителя

подготовка документов, необходимых руководителю в командировке

обработка результатов командировки, оформление отчета о командировке.

3.1.3. Организация работы с документами в приемной руководителя:

ведение делопроизводства, прием поступающей на имя руководителя корреспонденции, ее систематизация в соответствии с принятым порядком и передача после ее рассмотрения конкретным исполнителям в соответствии с резолюцией руководителя

прием документов на подпись руководителя

составление проектов служебных писем, докладных и служебных записок

размножение служебных документов

контроль прохождения документов в приемной руководителя (согласование подписание и утверждение документа)

в случае необходимости осуществление доставки корреспонденции в приемные Губернатора Волгоградской области, вице-губернатора – руководителя аппарата Губернатора Волгоградской области, первых заместителей Губернатора Волгоградской области, заместителей Губернатора Волгоградской области, в структурные подразделения аппарата Губернатора и Управления делами, а также в иные органы и учреждения по поручению непосредственного и/или вышестоящего руководства

ведение журнала учета выдачи на исполнение документов с ограничительной пометкой Для служебного пользования

обеспечение хранения документов, дел и изданий с ограничительной пометкой Для служебного пользования

обеспечение соблюдения правил ознакомления исполнителей с документами, имеющими ограничительную пометку Для служебного пользования .

3.1.4. Организация хранения документов в приемной руководителя:

разработка номенклатуры дел секретариата руководителя

формирование и оформление дел постоянного и временного сроков хранения в соответствии с утвержденной номенклатурой дел секретариата руководителя

обеспечение сохранности дел и служебных документов

подготовка и передача дел в установленные сроки в архив.

3.1.5. Организация и поддержание функционального рабочего пространства приемной и кабинета руководителя:

обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями

обеспечение хранения и замены расходных материалов, повседневный уход за оргтехникой

заказ канцелярских товаров, гигиенических товаров, продуктов питания

сервировка чайного (кофейного) стола.

3.1.6. Иные должностные обязанности:

выполнение точно и в срок указаний и поручений непосредственного и вышестоящего руководства

неукоснительное соблюдение принципов и правил служебного поведения работников, установленных локальным актом Учреждения соблюдение правил внутреннего трудового распорядка Учреждения, пропускного режима, правил содержания служебных помещений и пожарной безопасности.

Требования:

• среднее профессиональное/высшее образование