Работа в России, вакансия - Специалист отдела по организационной деятельности (медиа+делопроизводитель) • Хабаровск - id466

- высшее образование (профильное) - бакалавриат в области делопроизводства и/или в области интернет-маркетинга

или

- высшее образование (непрофильное) – бакалавриат, магистратура, специалитет и дополнительное профессиональное образование - программы профессиональной переподготовки в области делопроизводства и/или в области интернет-маркетинга.

На специалиста отдела по организационной деятельности (медиа+делопроизводитель) возлагаются обязанности по выполнению следующих функций по:

- получению необходимой информации и передаче санкционированной информации по телефону

- организации встреч посетителей, получению первичной информации о посетителях и помощь в организации их приема Директором и работниками

- оформлению пропусков руководителей и работников учреждения

- приему и передаче документов посетителей Директору и работникам

- организации переговорных комнат

- приему и первичной обработке входящих документов

- регистрации входящих и исходящих документов в системе СЭД

- обработке и отправке исходящих документов в системе СЭД

- ведению учета исходящих из учреждения документов, а также проверке правильности их оформления и передачи их на отправку

- ведению информационно-справочной работы

- проверке сроков хранения документов, составление протокола работы экспертной комиссии по подготовке документов к хранению, акта о передаче на уничтожение документов, не подлежащих хранению

- составлению внутренней описи дел для особо ценных документов

- оформлению дел постоянного, долговременного сроков хранения

- организации работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства

- контролю исполнения документов в учреждении

- разработке номенклатуры дел учреждения

- контролю правильного и своевременного распределения и подшивки документов в дела

- подготовке проекта поручений Директора

- контролю выполнения/невыполнения поручений Директора

- предупреждению работников об истечении срока исполнения поручений директора

- фиксации исполнения поручений

- составлению отчетов о выполнении поручений Директора

- составлению и внесению информации в график совещаний в учреждении

- согласованию с Директором времени планируемых действий

- согласованию телефонных переговоров, встреч и мероприятий с государственными органами, концессионерами, организациями, гражданами, руководителями подразделений и работниками

- информированию Директора о регламенте намеченных мероприятий

- оказанию помощи Директору при организации и проведении телефонных переговоров и видеоконференций

- организации приема деловых партнеров у Директора

- документальному оформлению решений Директора

- доведению до сведения работников учреждения распоряжений Директора

- обеспечению рабочего места работников необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями

- составлению списка необходимых для работы учреждения канцелярских товаров

- составлению проектов распорядительных (приказы) и информационно-справочных документов (письма, справки, служебные записки) по основной деятельности учреждения в пределах полномочий отдела

- контролю прохождения документов в учреждении (согласование, подписание или утверждение документа)

- отправке почтовых отправлений от учреждения

- информированию деловых партнеров и заинтересованных организаций о решениях Директора в ходе выполнения соглашений

- ведению медиа сопровождения деятельности учреждения, размещению информационных сообщений на площадках в социальных медиа информационно-телекоммуникационной сети «Интернет»

- составлению списка площадок в социальных медиа информационно-телекоммуникационной сети «Интернет»

- оценке соответствия тематики продвигаемого ресурса и площадки в социальных медиа информационно-телекоммуникационной сети «Интернет»

- регистрации и оформлении сообществ в социальных медиа информационно-телекоммуникационной сети «Интернет»

- размещению информационных сообщений на площадках в социальных медиа информационно-телекоммуникационной сети «Интернет»

- составлению календарного плана информационных сообщений (постов) для размещения в социальных медиа

- реагированию на вопросы и комментарии участников сообществ в социальных медиа информационно-телекоммуникационной сети «Интернет»

- написанию и редактированию текстов для страниц веб-сайта

- выбору площадок в социальных медиа для продвижения веб-сайта

- внесению изменений в структуру и содержание веб-сайта

- анализу и мониторингу информационного поля учреждения

- проведению мероприятий по охране труда, противодействию коррупции и защите сведений, в пределах компетенций Специалиста

- составлению отчетов по результатам работы.

- разработке стратегии, определению целей, целевой аудитории и методов продвижения в социальных сетях

- созданию контента, в том числе написанию постов, созданию фото и видео для публикаций постов о деятельности учреждения

- мониторинг охватов, вовлеченности, конверсии, при необходимости, корректировка стратегии

- обеспечение работы с аудиторией, в том числе общение с подписчиками, ответы на комментарии, сообщения

- настройка и запуск таргетированной рекламы в социальных сетях

- осуществление работы по продвижению сайта учреждения и роста популярности учреждения в медиа пространстве

- и другие обязанности в соответствии с должностной инструкцией.

- работать с методическими документами и национальными стандартами в области работы с документами и информацией в организации

- осуществлять делопроизводство в учреждении, контролировать правильное формирование, хранение и сдачу дел в архив

- применять современные средства сбора, обработки и передачи информации

- пользоваться базами данных, в том числе удаленно

- пользоваться справочно-правовыми системами

- обеспечивать соблюдение требований законодательства Российской Федерации и корпоративных политик в области обработки персональных данных и конфиденциальной информации

- вести учетные формы, использовать их для работы

- использовать программные средства и платформы для подбора и анализа ключевых слов и словосочетаний

- работать с графическим редактором

- работать с текстовым редактором

- размещать текстовую и графическую информацию на страницах веб-сайта

- группировать материалы (посты) по темам и направлениям

- размещать материалы (посты) на площадках социальных медиа

- использовать информационно-коммуникационные технологии.

- анализировать тематику площадок в социальных медиа

- использовать инструментарий современных социальных медиа

- соблюдать нормы этики делового общения.