Работа в Москве, вакансия - Личный помощник руководителя (руководитель отдела) • Москва - id316

Обязанности:

• Планирование рабочего дня и графика на неделю
• Информирование и напоминание о важных мероприятиях и датах
• Обеспечение подготовки мероприятий, встреч, переговоров и совещаний, подготовка необходимых материалов, контроль их проведения, информирование участников
• протоколирование встреч, оформление презентаций
• Контроль исполнения обозначенных руководителем поручений, этапов реализации приоритетных проектов
• Анализ входящей корреспонденции, включая электронную почту с маркировкой приоритетных документов
• Ведение деловых переговоров/переписок
• Составление писем, тезисов, текстов поздравлений
• Проведение встреч и телефонных переговоров по поручению руководителя
• Travel-поддержка, организация деловых и личных поездок руководителя (покупка авиа и ж/д билетов, работа с визовыми центрами, бронирование гостиниц)
• Выполнение личных поручений руководителей
• Решение мелких бытовых задач, помощь в организации семейных бытовых вопросов, контроль и координация работы обслуживающего персонала
• Организация и контроль вопросов логистики детей (школа, кружки)
• Организация семейных, частных мероприятий
• Оперативное решение поступающих задач
• Организация эффективного делопроизводства и документооборота (подготовка, оформление, обработка и хранение документов) входящего, исходящего, внутреннего потоков (письма, приказы, распоряжения, доверенности, служебные записки в бумажном и в электронном виде и т.д.)
• Передача для исполнения необходимой документации от руководителя
• Ведение электронной базы документов
• Работа с офисной техникой, копирование, брошюрование документов, сканирование, размещение скан-копий на информационном ресурсе, оформление электронных образцов
• Обеспечение мер по сохранности необходимой документации
• Подготовка необходимых справок и докладов по документации организации, подготовка презентаций и сводных отчетов
• Ведение подготовительной работы с документами, необходимыми для руководства
• Подготовка организационно распорядительных документов
• Работа в системе электронного документооборота Правительства Москвы
• Регистрация корреспонденции, направление ее в структурные подразделения
• Оформление доступов к информационным системам сотрудникам.

Требования:

• Пунктуальность, высокая организованность, эмпатия, знание и применение делового этикета
• Высокий уровень организаторских способностей, инициативности и ответственности
• Грамотная письменная и устная речь
• Навыки делового общения и переписки
• Высокий уровень владения Мос Эдо (Обязательно!!!)
• Высшее образование
• Аналогичный опыт работы от 3-х лет
• Свободное владение MS Office (Word, Excel, OutLook, PowerPoint и т.д.)
• Успешный опыт автоматизации рабочих процессов
• Высокий уровень знаний нормативных актов, ГОСТов, номенклатуры дел по ведению архива.

Личные качества:

• Внимательность, аккуратность, умение работать с деталями
• Тактичность, спокойная коммуникация, аккуратный внешний вид
• Готовность к живому рабочему ритму в офисе
• Коммуникабельность, активная жизненная позиция, дружелюбность, исполнительность, самостоятельность, ответственность в работе, отзывчивость.

Условия:

• Оформление по ТК РФ
• График работы 5/2
• Офис в центре Москвы.
• Заработная плата обсуждается по итогам собеседования.