Работа в офисе, вакансия • Офис-менеджер • Алматы - id340

• Организация работы офиса: открытие офиса в 09.00 часов, проверка готовности оборудования, оргтехники, интернета, коммуникаций и прочего (компьютеров, телефонов, копировальных машин, принтеров, сканеров, роутеров, модемов, камер видеонаблюдения и прочих) к эксплуатации

  Контроль санитарных условий в офисе (чистота, освещение, вентиляция, температурный режим и прочее)

  Организация завершения рабочего дня (приведение в порядок рабочих мест, отключение необходимого оборудования и оргтехники, в том числе освещения, отопительных приборов, закрытие офиса)

  Контроль за надлежащим техническим состоянием оборудования, оргтехники, интернета, коммуникаций и прочего, организация их ремонта и своевременного технического обслуживания

  Контроль чистоты и порядка в офисных помещениях, уход за комнатными растениями, обеспечение чистоты кухонной мебели, бытовой техники и посуды

  Обеспечение канцтоварами, расходными материалами, ме́рчем, подарками, визитными карточками, ключами, ключ-картами, водой, продовольственными и хозяйственными товарами, бытовой химией, одеждой, средствами индивидуальной защиты, оборудованием, транспортными средствами, техникой, товарно-материальными ценностями и другим имуществом:

• Анализ потребностей и планирование закупок в рамках выделенного бюджета
• Сравнение и согласование предложений поставщиков, размещение заказов, заключение договоров
• Организация поставки, приема, хранения, учета, выдачи материально-ответственным лицам и передачи от одного материально-ответственного лица другому, оформление и ведение соответствующей документации
• Получение и передача соответствующей документации в бухгалтерию
• Участие в проведении инвентаризации

  Организация поверки/калибровки, хранения, учета, выдачи материально-ответственным лицам и передачи от одного материально-ответственного лица другому измерительных приборов и оборудования, получение, сканирование, хранение, передача, оформление и ведение соответствующей документации

  Организация рабочих мест для новых работников, содействие их адаптации

  Ведение делопроизводства: регистрация, распределение, хранение и архивация документации, прием, подготовка и отправка корреспонденции

  Организация сбора подписей работников на внутренних документах компании (приказы, положения, инструкции и другие документы)

  Взаимодействие с курьерскими и почтовыми службами для отправки и получения корреспонденции/посылок

  Взаимодействие с управляющими компаниями, обслуживающим персоналом и постоянными поставщиками

  Прием и совершение телефонных звонков, ведение корпоративной почты и чатов компании в мессенджерах

  Встреча и сопровождение посетителей, гостей и делегаций, организация угощения напитками и перекусами

  Выполнение плана мероприятий, организация мероприятий и корпоративных событий, создание поздравительных открыток

  Покупка билетов, бронирование гостиниц, поиск и аренда жилья, заключение договоров, получение и передача соответствующей документации в бухгалтерию (при необходимости)

  Помощь работникам компании в тех или иных вопросах в пределах своей компетенции

  Внесение на рассмотрение руководства компании предложений по улучшению работы офиса и компании в целом

  Составление бизнес-процессов в пределах своей компетенции, их внедрение в Битрикс24, администрирование и реализация, работа с командой

  Ведение социальных сетей работодателя

  Прочие обязанности и выполнение поручений руководства в пределах своей компетенции.

Требования:

Ответственность

Честолюбие

Пунктуальность

Грамотность

Знание языков приветствуется

Организованность

Условия:

Своевременная ЗП

Отпуск 24 дня.

Премии.