Работа в Москве, вакансия - Бизнес ассистент • Москва - id427

Кого ищем

Ищем системного бизнес ассистента CEO, который умеет:

• собирать информацию из разных людей/чатов/таблиц,

• превращать её в короткие статусы + решения + поручения,

• дожимать исполнение (followup),

• и наводить порядок в коммуникациях/процессах.

Это роль для тех, кто любит структуру, ответственность и темп.

Задачи (что ты будешь делать)

1) CEOофис: календарь, встречи, решения

• Вести календарь CEO: приоритеты, подготовка встреч, “окна фокуса”.

• Готовить встречи: повестка, материалы, список вопросов, чего надо добиться по итогу.

• Вести протоколы встреч по формату: факт → решение → владелец → срок → контроль.

• Следить, чтобы решения не умирали: напоминать, фиксировать статусы, эскалировать.

2) PMO: задачи, контроль, дисциплина исполнения

• Вести единый backlog задач (что делаем / кто делает / до какой даты / что значит “готово”).

• Обновлять статусы раз в неделю по ключевым блокам: деньги/продажи/реализация/документы/риски.

• Подсвечивать “что горит” (P0) и предлагать варианты решений (не просто “проблема”).

3) Прозрачность по деньгам и документам (в паре с Ирой)

• Собрать еженедельный 1страничный отчёт CEO:

касса / прогноз / блокеры денег / дебиторка / что нужно решить.

• Контролировать, чтобы по проектам были статусы оплат и документов (не “в голове” и не “в чатике”).

• Держать порядок в артефактах: ссылки на таблицы, реестры, протоколы, файлы.

4) Коммуникации и порядок

• Наводить “гигиену” рабочих чатов: кто владелец, где итог, где задача, где файл.

• Структура на диске: версии, названия, быстрый поиск, “единый источник правды”.

• Шаблоны: протокол встречи, weeklystatus, запрос статусов, сообщениеfollowup.

5) Поддержка найма (по мере роста)

• Публикация вакансий, первичный скрининг, организация интервью.

• Онбординг: чеклисты, доступы, контроль первых задач.

Личные поручения CEO возможны, но приоритет — бизнесконтур.

Что важно в этой роли (ожидания)

• Ты умеешь думать как менеджер, а не “исполнитель по поручениям”.

• Ты умеешь держать 30 задач и не терять ни одну.

• Ты не боишься “дожимать” и возвращать людей к срокам.

• Ты пишешь коротко и по делу (1–2 экрана, без воды).

Требования

Обязательное:

• Опыт ассистента / координатора / PM / операционки от 1 года (или сильный релевантный опыт).

• Уверенный Google Sheets/Excel, Google Docs/Notion/аналог (табличное мышление).

• Сильная письменная коммуникация: фиксировать договорённости чётко.

• Высокая аккуратность, пунктуальность, конфиденциальность.

• Умение работать в темпе и переключаться между задачами без потери качества.

Плюсом будет:

• Опыт в агентстве (marketing/PR/influencer), сервисном бизнесе.

• Базовая финансовая грамотность (касса, дебиторка, маржа — на бытовом уровне).

• Опыт ведения протоколов/decision log/risk log.

Как поймём, что ты успешен(на) (KPI на 60–90 дней)

• 100% ключевых встреч CEO проходят с повесткой и итоговым протоколом.

• 80–90% поручений CEO доводятся до результата в срок (или с понятной причиной/переносом).

• Есть рабочий ритм: weeklyотчёт CEO (касса/блокеры/риски/решения) — всегда вовремя.

• Снижается количество “пожаров из-за хаоса” (пропущенные сообщения, забытые договорённости, потерянные файлы).

Условия

• Формат: офис/гибрид/удалённо — обсуждается.

• Полная занятость.

• Зарплата: обсуждается по уровню (фикс + возможный бонус по результату).

• Работа напрямую с CEO, быстрый рост в сторону Chief of Staff / операционного руководителя при сильном результате.