Работа в Москве, вакансия - Персональный ассистент • Москва - id408

О роли

Ищем структурного и быстрого ассистента с аналитическим складом ума, который умеет держать порядок в процессах, документах и задачах, а также эффективно работать в режиме мультизадачности. Роль предполагает активное участие в личных вопросах.

Обязанности

1. Тревел-сопровождение

• Подбор и бронирование авиабилетов, трансферов, визовая поддержка, страхование.

• Поиск и бронирование отелей, переговоры с отелями для получения лучших условий и апгрейдов.

• Бронирование ресторанов, развлечений, мероприятий.

• Взаимодействие с турагентами, консьерж-сервисами и самостоятельный поиск оптимальных решений.

• Заказ товаров и услуг в локации прибытия (цветы, продукты, бытовые товары и пр.).

2. Управление недвижимостью и ремонтами

• Контроль текущих ремонтов, поиск подрядчиков, согласование смет.

• Ведение отчетности и бюджетов, подготовка структурированных таблиц в Excel.

• Организация клининга, химчистки, ремонта бытовой техники и мебели.

3. Координация персонала

• Взаимодействие с домработницей, нянями, водителем и другим персоналом.

• Координация графиков работы, контроль выполнения задач.

• Контроль и организация своевременных выплат.

4. Бытовые и повседневные задачи

• Организация и контроль бытовых процессов (доставка воды, продуктов, расходных материалов).

• Заказ товаров и услуг на маркетплейсах и специализированных сайтах.

• Организация ремонта, обслуживания техники, замены и закупки необходимого.

• Контроль бытовых расходов и систематизация платежей.

5. Семейные поручения

• Запись ребенка к врачам, организация медицинских услуг.

• Организация и оплата штрафов, счетов, обязательных платежей.

• Подбор, заказ и доставка подарков и букетов к праздникам и важным датам.

• Заказ лекарств и медицинских товаров.

6. Бизнес задачи (10-15% - редко)

7. Организация мероприятий (вечеринки 500–1500 человек)

• Поиск и взаимодействие с подрядчиками, декораторами, сервисными компаниями.

• Ведение и контроль бюджетов мероприятий.

• Координация процессов и оперативное решение организационных вопросов.

Требования

• Разговорный английский язык.

• Высокий уровень структурированности и самоорганизации.

• Гибкость, многозадачность, готовность к ненормированному графику.

• Опыт удаленной работы.

• Уверенное владение Excel, поисковыми системами, соцсетями.

• Желательно: опыт использования ИИ (ChatGPT, Midjourney и др.).

• Проактивный подход: умение не только выявлять сложности, но и предлагать готовые решения.

Мы предлагаем

• Заработная плата: 150 000 ₽ + KPI по договоренности

• Долгосрочное сотрудничество

• Удаленный формат работы, но с выездами в Москве (редко)