Работа в офисе, вакансия • Офис-менеджер • Астана - id231

Обязанности:

• 1. Административное и организационное обеспечение офиса:

• Поддержание порядка, чистоты и рабочей атмосферы в офисе.

• Организация бесперебойной работы офисной техники (принтеры, сканеры, МФУ), закупка расходных материалов (бумага, картриджи).

• Контроль за наличием канцелярских принадлежностей, хозяйственных товаров, питьевой воды и пр. Своевременное пополнение запасов.

• Взаимодействие с арендодателем, службами эксплуатации здания, поставщиками (уборка, клининг, вывоз мусора).

• Организация работы с курьерскими службами, прием и отправка почтовой корреспонденции.

• 2. Документооборот и делопроизводство:

• Регистрация входящей/исходящей корреспонденции, обеспечение ее своевременной доставки адресатам.

• Помощь в подготовке, печати, копировании и сканировании документов (по запросу отделов).

• Контроль за исполнением поручений и сроков.

• Ведение архива документов (электронного и/или бумажного).

• 3. Прием гостей и коммуникации:

• Прием посетителей, телефонные звонки на общую линию, первичное консультирование.

• Организация встреч, бронирование переговорных комнат, подготовка их к мероприятиям (техника, вода).

• Заказ такси для сотрудников и гостей компании.

• 4. Поддержка сотрудников и корпоративные мероприятия:

• Организация процесса адаптации новых сотрудников: подготовка рабочего места, наборы канцелярии, ознакомление с инфраструктурой офиса.

• Помощь в организации корпоративных мероприятий, дней рождений, заказа обедов.

• Решение текущих бытовых вопросов сотрудников, связанных с офисом.

• 5. Прочая поддержка (в зависимости от потребностей компании):

• Помощь в организации командировок (билеты, гостиницы).

• Ведение учета абонементов/парковки.

• Несложная помощь бухгалтерии или отделу кадров (подготовка справок, сбор подписей).

• Подготовка презентаций и рекламных материалов о деятельности компании

Требования к претенденту:

• Опыт работы офис-менеджером, администратором или секретарем от 1 года.

• Уверенный пользователь ПК (MS Office, Интернет, базовая оргтехника).

• Грамотная устная и письменная речь (русский, казахский языки).

• Аккуратность, внимательность к деталям, исполнительность.

• Коммуникабельность, доброжелательность, стрессоустойчивость.

• Умение работать в режиме многозадачности.

Условия:

• Заработная плата обсуждается при собеседовании
• Испытательный срок 3 месяца.