Работа в офисе, вакансия • Офис-менеджер • Москва - id266

Приглашаем в нашу команду офис-менеджера, готового к интересным и значимым проектам, а также желающего развиваться вместе с нами.

Обязанности:

• Поддержка бесперебойной работы офиса (заказ и контроль наличия канцтоваров, воды, расходных материалов, заправка картриджей, решение бытовых вопросов)
• Мониторинг работы оргтехники, взаимодействие с AT- специалистами (постановка и контроль исполнения поставленных задач), вызов специалистов по ремонту оргтехники, организация необходимых комплектующих и материалов (по заявкам)
• Взаимодействие с заказчиками, подрядчиками, администрацией БЦ, службами доставки и клининга в рамках своей компетенции
• Ведение делопроизводства (регистрация, структурирование, обработка и учёт входящей/исходящей документации и корреспонденцией в бумажном и электронном виде, оформление и подписание документов у ответственных лиц)
• Совершение и прием звонков
• Организация проведения телефонных переговоров и конференций
• Контроль документации, оформленной другими сотрудниками
• Архивирование документации в бумажном и электронном виде
• Контроль за работой курьера, организация логистики корреспонденции и документов
• Работа с почтой (подготовка корреспонденции к отправке) и курьерскими службами (DHL, Ponny Express и т.д.)
• Составление распорядительных документов организационного характера
• Составление писем, запросов или иных документов, подготовка исходящих писем (ответов) по поручению руководителя либо в рамках своей компетенции
• Подготовка совещаний (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведение, оформление, хранение и учет протоколов совещаний
• Контроль сроков исполнения протокольных поручений
• Контроль за исполнением сотрудниками приказов, распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя
• Встреча посетителей (чай/кофе), оформление пропусков
• Выполнение иных поручений от руководителя.

Требования:

• Среднее специальное образование или высшее образование , либо дополнительное образование по данному направлению
• Знание норм и правил делопроизводства обязательно
• Обладать профессиональными навыками по ведению документооборота
• Уметь обращаться с оргтехникой, свободно владеть компьютером, знать офисные программы на уровне уверенный пользователь
• Вежливо и грамотно общаться с клиентами, партнерами и сотрудниками
• Способность работать в режиме многозадачности
• Хорошая память для запоминания большого объёма информации
• Высокое чувство ответственности
• Доброжелательность
• Коммуникабельность
• Грамотная чёткая речь
• Спокойный характер и стрессоустойчивость.

Условия:

• Официальное трудоустройство с первого дня: Полное соблюдение ТК РФ (оплата больничных, отпусков).
• Конкурентная заработная плата: Уровень дохода обсуждается индивидуально по результатам собеседования и зависит от вашего опыта и квалификации.
• Современный и комфортный офис: Расположен в бизнес-центре класса А Стримлайн Плаза . Удобное расположение в пешей доступности от станций метро Авиамоторная и Шоссе Энтузиастов.
• График работы: 5/2, с 9:00 до 18:00 (перерыв на обед с 13:00 до 14:00).
• Дружелюбный коллектив: Опытные коллеги, готовые делиться знаниями и поддерживать в адаптации.
• Корпоративные мероприятия, чай/кофе в офисе.
• Место работы: г. Москва, Шоссе Энтузиастов, д. 34 (БЦ Стримлайн Плаза).