Работа в Москве, вакансия - Администратор проекта (IT-проекты, документооборот) • Москва - id409

Мечтай о большем с Napoleon IT
Мы — не просто IT-компания, а место, в котором искусственный интеллект объединяется с человеческим.

Мы - это более 200 сотрудников, 3 офиса в России, 3 разных направления развития: заказная разработка, outstaffing, собственные продукты.

Помимо уже существующих продуктов и решений на основе AI, мы активно развиваем разработку с использованием технологий LLM и Generative AI. Мы строим мультиагентные системы и платформенные решения для брендов, ритейла и маркетплейсов.

Реализовывая принцип LLM First, мы стараемся внедрять LLM-технологии во все внутренние процессы, чтобы освободить ресурс для смелых идей, уникальных проектов и амбициозных целей.

Наша цель — упростить доступ к передовым технологиям и позволить людям мечтать о большем, и для этого нам необходима твоя экспертиза.

Сейчас мы в поиске администратора проекта уровня Middle, который возьмет на себя операционный контур документооборота и административную дисциплину. Это роль для системного и структурированного специалиста, умеющего наводить порядок в документах, реестрах и задачах, мягко, но настойчиво контролируя сроки исполнения.

О проекте:
Работа предстоит над созданием автоматизированной информационной системы «Лабораторные обследования и контрольные измерения» для ДИТ Москвы.

Цель проекта:
Создание единого цифрового контура для контроля результатов мероприятий и повышения качества строительных работ в Москве.

Тебе предстоит решать ключевые задачи:

Документооборот

• Вести реестр входящей и исходящей документации, контролировать статусы и сроки согласования.
• Управлять версионностью документов: контролировать, чтобы команда работала в актуальных версиях файлов (ТЗ, спецификации, сметы).
• Организовывать процесс подписания (в т.ч. бумажного архива) и отправки служебных писем.
• Архивировать проектные артефакты по завершению этапов.

Административная поддержка и контроль

• Вести календарь ключевых событий проекта и контрольных точек.
• Организовывать встречи, записывать сложные протоколы совещаний с четкой фиксацией решений и поручений.
• Вести реестр поручений и контролировать их исполнение, инициируя напоминания ответственным.
• Готовить сводные статусы по административным вопросам и отчетность на основе данных из протоколов и реестров.

Учет и базы знаний

• Поддерживать актуальность проектных шаблонов (писем, договоров, отчетов).
• Вести базу знаний проекта в Confluence.
• Помогать в подготовке отчетности для руководства и заказчика.

Мы ждем от тебя:

Опыт и знания

• Наличия опыта работы от 2х до 4х лет администратором проекта, координатором или в офисе управления проектами.
• Опыта работы в IT-проектах (понимание цикла разработки или внедрения ПО).
• Опыта взаимодействия с госконтрактами или сопровождения аудитов (будет плюсом).

Профессиональные навыки

• Владения Продвинутым Excel / Google Sheets (сводные таблицы, ВПР, фильтры, работа с большими массивами данных, построение реестров).
• Умения вести сложные реестры (поручений, писем, договоров, контрольных точек) и поддерживать их в актуальном состоянии.
• Грамотного ведения деловой переписки, умения формулировать мысли четко и по делу, без зависимости от шаблонов.
• Уверенной работы в системах Jira (контроль задач, комментарии, статусы) и Confluence (ведение базы знаний).
• Внимательности к деталям: умения замечать ошибки в документах, следить за сроками и версиями.

Личные качества

• Тебе важен порядок в документах и процессах.
• Ты умеешь мягко, но настойчиво напоминать о сроках и добиваться результата.
• Умеешь работать в режиме многозадачности и сохраняешь структурированность даже в стрессовых ситуациях.

Мы предлагаем:

• Оформление в аккредитованную IT-компанию

• Гибкое начало рабочего дня, гибридный график по согласованию с руководителем

• Индивидуальный план развития для каждого сотрудника с возможностью освоения новых технологий

• Насыщенная корпоративная жизнь: онлайн- и офлайн-квизы, выездные корпоративы, спортивные мероприятия, творческие тимбилдинги, тематические вечеринки и многое другое

• Оплата участия в профильных онлайн-конференциях (HighLoad++, Podlodka, Mobius и др.)

• Компенсация курсов по изучению английского языка

• Компенсация расходов на покупку профессиональной литературы

• Доступ к курсам нашей объединенной IT-школы GIGASCHOOL.