Работа в России, вакансия - Ассистент Директора по ИТ • Санкт-Петербург - id340

Обязанности:

• Административная поддержка деятельности ИТ-директора: планирование рабочего дня, координация ежедневных поручений, контроль исполнения задач внутренними командами и подрядчиками.
• Управление доступностью руководителя: актуальное ведение календаря, отслеживание локации и статуса директора (на встрече / на выезде / на связи), оперативное информирование звонящих и коллег о возможности связи, фильтрация входящих запросов.
• Выполнение прямых поручений руководителя: решение разовых задач (от сбора информации и подготовки справок до координации срочных технических вопросов), работа в режиме «быстрого реагирования» на запросы директора.
• Мониторинг текущих операционных процессов: контроль обработки заявок от пользователей, статусов по оборудованию и лицензиям, графика обновлений и профилактических работ.
• Подготовка понятных сводок для руководства: статусы по ключевым задачам, загрузка ИТ-команды, потребности в закупках, риски срыва сроков.
• Организация совещаний: подготовка повестки, сбор материалов, фиксация решений и контроль их выполнения.
• Координация взаимодействия между ИТ, другими отделами и внешними подрядчиками по текущим техническим и административным вопросам.
• Ведение и актуализация внутренней документации: инструкции для пользователей, реестры оборудования и лицензий, шаблоны писем и обращений к подрядчикам.
• «Перевод» технических деталей в понятный бизнес-язык для отчётности и, наоборот, быстрое доведение задач директора до исполнителей без искажений.
• Административное сопровождение: помощь в подготовке счетов, контроль сроков договоров, ведение переписки, базовая работа с бюджетными заявками.

Требования:

• Технический бэкграунд: опыт работы в ИТ (техподдержка, системное администрирование, помощь в ИТ-отделе) — важно, чтобы вы понимали, чем сервер отличается от рабочей станции и как работает сеть на базовом уровне.
• Опыт работы 1–3 года в роли ассистента, координатора или младшего специалиста в ИТ-среде.
• Уверенный пользователь ИТ-инструментов: таск-трекеры (Bitrix24, Trello), календари (Outlook, Google Calendar), мессенджеры и системы видеосвязи.
• Навыки работы с данными: продвинутый Excel/Google Sheets (сводные таблицы, формулы, фильтры), умение собрать и визуализировать простую отчётность.
• Практическое понимание ИТ-инфраструктуры: что такое домен, учётные записи, права доступа, резервное копирование, обновления — достаточно, чтобы корректно ставить задачи и контролировать их выполнение.
• Опыт ведения документации: инструкции, регламенты, реестры, протоколы. Грамотная письменная речь, умение чётко и кратко излагать суть.
• Гибкость и проактивность: готовность брать в работу нестандартные задачи, быстро переключаться между приоритетами, самостоятельно уточнять детали и доводить поручения до результата без постоянного контроля.
• Коммуникативные навыки: способность быть «переводчиком» между техническими специалистами и руководством, точно передавать поручения, оперативно уточнять детали и снимать коммуникационные барьеры.

Будет плюсом:

• Опыт работы с Битрикс24 (настройка процессов, прав доступа, отчётов).
• Базовые навыки администрирования: создание учётных записей, работа с правами, первичная диагностика проблем пользователей.
• Опыт взаимодействия с подрядчиками: запрос КП, контроль сроков, приёмка работ.
• Знание основ информационной безопасности на уровне политик паролей, доступа и резервного копирования.

Условия:

• График 5/2
• Современный офис ст. м. Приморская.