Работа в Москве, вакансия - Персональный ассистент • Москва - id395

О роли

Вы будете работать напрямую с собственником нескольких компаний в сферах: спорт-девелопмент, девелопмент, производство, коммерция.

Ваша главная цель — закрыть всю операционку (личную и бизнесовую), чтобы собственник сосредоточился на стратегии. Убрать информационный шум, чётко формулировать мысли и тексты, не создавать лишних коммуникаций.

Через 2 месяца — после испытательного срока — вы получите право и задачу: нанять и обучить личного ассистента себе в подчинение, чтобы делегировать рутину и личные задачи, а вам сосредоточиться на управлении и контроле проектов.

Мы ищем человека, который не ждёт чёткой инструкции, а сам предлагает систему и варианты решений.

Чем предстоит заниматься

1. Администрирование офиса + «входящее окно» по юр.лицам

- Организация работы офиса: канцтовары, хозтовары, контроль уборки, контроль оплаты интернета, пропуска, гости, быт.

- Приём первичных документов (договоры, счета, акты, кадровые документы). Вы принимаете и перенаправляете профильному специалисту (юристу, бухгалтеру), после чего контролируете, что документ принят в работу

- Приём заявок на оплаты и контроль их выполнения.

2. Личные задачи — включая бюджет и оплаты

- Ведение личного бюджета собственника в части бытовых расходов:

коммунальные платежи

репетиторы, секции, няни

ремонт, быт, подарки

авиабилеты, бронирования

- Контроль регулярных платежей

- Контроль и осуществление оплат с выделенных средств (максимальная аккуратность, скриншоты, чеки, отчётность раз в неделю).

- Организация быта: врачи, визы, рестораны, транспорт.

3. Бизнес-задачи: календарь, встречи, проекты

- Календарь один — сводный (личные и бизнес-события в единой ленте). Вы управляете им: ставите встречи, синхронизируете, исключаете наложения встреч, предупреждаете участников об изменениях

- Готовите повестки к встречам.

- Контроль проектов в части исполнительской дисциплины: собираете отчёты с ответственных сотрудников, фиксируете статусы.

- Самостоятельно ведёте задачник (систему на ваш выбор): заносите все поручения, сроки, напоминаете о дедлайнах.

4. Найм и управление ассистентом (через 2 месяца)

- После успешного испытательного срока вы получаете бюджет и задачу: найти младшего личного ассистента в ваше подчинение.

- Вы пишете профиль, проводите собеседования, обучаете, ставите задачи и контролируете.

- Вы становитесь его руководителем — с правом рекомендации по ЗП и увольнению.

Кого мы ищем

Обязательно:

- Опыт работы ассистентом руководителя/собственника бизнеса от 2 лет.

- Опыт работы с личными финансами.

- Понимание, что такое «собрать отчёты» и «проконтролировать прохождение документа», а не делать всё самому.

Личные качества:

- Дипломатичность и такт — работаете с личной информацией и не разглашаете её.

- Аккуратность с чужими деньгами.

- Проактивность: «не забыть поручение» — ваша зона ответственности, а не собственника.

- Устойчивое эмоциональное состояние — вы не поддаётесь панике при сбоях, сохраняете спокойствие и ясность мысли в многозадачности.

- Устойчивость к многозадачности (личка + бизнес + команды проектов).

- Чистая устная и письменная речь. Умеете отсекать лишнее, формулировать мысли чётко и по существу — без воды и эмоционального шума.

Условия работы:

График: 10:00 – 19:00, 5/2 в офисе

Заработная плата: 200 000 ₽

Испытательный срок: 2 месяца. По его итогам — запуск найма личного ассистента.

Будет плюсом:

Опыт найма или наставничества.

Опыт работы с юр.лицами и первичной бухгалтерией.