Работа в офисе, вакансия • Офис-менеджер • Москва - id343 (вакансия в архиве)

ООО «УГМК АСК» – это компания, ИТ-интегратор по внедрению Автоматизированной информационной системы комплексного учета топлива и перевозимых грузов (АИС КУТи ПГ) на предприятиях ОАО «УГМК». Открывает конкурс на вакансию офис-менеджера

Основная цель:

Организация эффективной работы офиса

Задачи:

• Взаимодействие и взаимозаменяемость с секретарем-референтом.
• Встреча посетителей, клиентов, гостей и коллег с улыбкой.
• Прием и перераспределение входящих звонков
• Организация командировок всех сотрудников компании, а именно бронирование гостиниц, оформление билетов авиа/жд.
• Работа с 1С, занесение документов, распределение заявок на расходование денежных средств по бюджету компаний в части работоспособности офиса на месяц.
• Сопровождение кадрового документооборота и движения первичных документов между филиалами и представительствами.
• Контроль за своевременным пополнением денежных средств на лицевые счета: сотовой связи, ГСМ, интернет, телевидение.
• Взаимодействие с внешними обслуживающими службами, такие как: управляющая компания, ЕЭНС, Водоканал, арендодатель и др.
• Работа с договорами: регистрация договоров, сканирование, распределение. Отслеживание за наличием оригиналов договоров, проверка наличия оригиналов договоров 1 раз в 3 месяца.
• Обеспечение жизнедеятельности офиса: заказ канцелярских принадлежностей, уборочный инвентарь, материалы.
• Поддержание частоты в офисе, чистоты кухни, чистка кофемашин, кулеров 1 раз в полгода.
• Организация допусков на объекты.
• Выполнять работу по подготовке совещаний, онлайн-конференций, проводимых директором и сотрудниками (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня), вести и оформлять протоколы совещаний.
• Соблюдение частоты в кабинете, комнате отдыха и туалете, проверять наличие гигиенических принадлежностей (туалетная бумага, салфетки)
• По поручению генерального директора согласовывать отдельные вопросы с работниками структурных подразделений, доводить до них указания и распоряжения руководителя контролировать исполнение указаний и распоряжений.

Ожидания от кандидата:

• Опыт работы секретарем-референтом/офис-менеджером/секретарем приёмной не менее 3-х лет
• Внимательность, доброжелательность, грамотная устная и письменная речь
• Нацеленность на продолжительную работу в компании
• Высшее образование.
• Умение выделять при общении главное, выставлять дедлайны.
• Организованность, внимательность, умение работать в режиме многозадачности и планировать время.
• Хорошие коммуникативные навыки.
• Позитивное мышление, отсутствие нерешаемых задач.

Условия:

• Официальное трудоустройство
• Заработная плата оклад от 110 000 рублей + премии от оклада в месяц (gross) (оклад устанавливается в индивидуальном порядке)
• Испытательный срок – 3 месяца
• Рабочее место будет находиться в Москве, по адресу Краснобогатырская, 89
• Подчинение напрямую Директору.