Работа в офисе, вакансия • Офис-менеджер • Санкт-Петербург - id391 (вакансия в архиве)

ALM Works – небольшая (до 100 чел.) и неформальная компания. Мы уже 17 лет занимаемся разработкой собственных программных продуктов в области управления проектами. У нас молодые увлекающиеся сотрудники и дружественная атмосфера.

Мы постепенно возвращаемся в офис после жестких коронавирусных ограничений, часть наших сотрудников продолжит работать удаленно и дальше, кто-то уже вернулся в офис, а кто-то пробует в гибридном режиме. За последние два года мы существенно выросли и изменились наши представления о комфортной работе, и как следствие появились новые офисные задачи и новые пути их решения.

Нам нужен человек в административную команду, который сможет на ежедневной основе присутствовать в офисе и будет поддерживать в нем атмосферу уюта и заботы о сотрудниках.

Требования к кандидатам:

• Опыт работы на похожей позиции в IT компании от 2-х лет
• Уверенный пользователь офисных программ таких как MS Excel, Google Sheets, Google Docs...
• Английский язык письменный и разговорный (необходимо будет общаться с коллегами из офиса в США)
• Умение систематизировать информацию
• Внимательное отношение к деталям

Дополнительно приветствуется:

• Опыт работы с Atlassian Jira
• Опыт организации развлекательных мероприятий
• Умение водить автомобиль и наличие его
• Законченное высшее образование

Чем надо будет заниматься:

• Создавать и поддерживать атмосферу уюта и заботы о сотрудниках в офисе
• Планировать и реализовывать идеи по улучшению офиса и атмосферы в нем
• Искать и анализировать информацию в интернете (для выбора подходящих решений в офисных вопросах)
• Помогать коллегам по административной команде с рутинными задачами по офису: закупка воды, продуктов, канцтоваров, общение со службами БЦ
• Отвечать на телефонные звонки (единицы звонков за день, чаще реклама)
• Помогать с согласованием и заключением договоров с поставщиками услуг
• Работать с первичными документами: принимать, обрабатывать, отправлять
• Помогать в организации корпоративных мероприятий
• Общаться с ДМС по текущим вопросам
• Вести договоры с поставщиками курсов английского языка для сотрудников

Что мы предлагаем:

• Участие в небольшой, сплоченной команде, без бюрократии и формальностей
• Высокую, индексируемую заработную плату (попадает в 10% самых высоких)
• Регулярные ежеквартальные премии, привязанные к финансовым результатам работы компании
• Оформление в соответствии с ТК, полностью официальная заработная плата, оплачиваемый отпуск 4 недели (с возможностью использовать все 4 недели за раз)
• Премиальный полис ДМС, 100% оплачиваемое отсутствие по болезни
• Оплата 50% расходов на спорт
• Гибкий график, отсутствие обязательного расписания
• Возможность работать из дома
• Комфортный, тихий, вентилируемый офис с частной парковкой. Ближайшие станции метро - Петроградская, Черная Речка, Лесная
• Регулярные корпоративные мероприятия фрукты, орехи, печеньки в офисе
• Оплата такси от дома до офиса и обратно в случае городских эпидемий и форс-мажоров
• Возможность командировок в офис компании в Бостоне, США (если владеете разговорным английским)

Как у нас все устроено:

Наша административная команда в Санкт-Петербурге состоит из трех человек, у каждого из которых своя зона ответственности.

Мы широко используем Jira и наш продукт Structure внутри компании для организации и обсуждения административных задач. У каждого сотрудника есть достаточная степень свободы в выборе приоритетов и конкретных путей решения. У нас мало формальных процедур, поэтому невозможно обойтись без тесных коммуникаций внутри команды помимо частого общения в zoom и электронной почты мы активно используем Slack. Личные встречи последние полтора года были затруднены в силу коронавирсных ограничений, но постепенно возвращаемся и к этому формату тоже.

И наконец мы любим приятно удивлять коллег (и себя!) и надеемся, что вы нам в этом поможете.

Если вакансия вас заинтересовала, при ответе расскажите, пожалуйста, в сопроводительном письме на английском языке, какие задачи из перечисленных в вакансии кажутся вам самыми сложными и почему.