Работа в офисе, вакансия • Офис-менеджер • Астрахань - id266

В соответствии со своими должностными обязанностями офис-менеджер:

Принимает поступающую в адрес организации корреспонденцию, передает ее руководителю, в соответствующие структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов

Ведет делопроизводство в организации, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации

Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя организации

Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя и структурных подразделений организации

Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись

Передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, электронной почте, своевременно доводит до сведения руководителя, структурных подразделений или конкретных исполнителей информацию, полученную по каналам связи

По поручению руководителя составляет письма, запросы, приказы, другие документы, готовит ответы авторам писем

Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний

Осуществляет контроль за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя организации, взятых на контроль

Печатает по указанию руководителя или структурных подразделений служебные материалы, необходимые для их работы или вводит текущую информацию в банк данных

Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив

Ведет учет грузов зерновых и масличных культур, поступающих на ООО «КЗК» для их хранения и перевалки с разбивкой по номенклатуре, ассортименту, принадлежности грузовладельцу и иным критериям, составляет реестры поступающих грузов, ведет учет перемещения грузов и их отгрузки. Обеспечивает хранение учетных данных на бумажных носителях и в машиночитаемой форме. Обеспечивает информирование в установленные сроки, в том числе предварительное информирование, заинтересованных лиц и контролирующих органов о поступлении грузов зерновых и масличных культур, их перемещении и отгрузке.