Работа в России, вакансия - Секретарь-делопроизводитель • Тюмень - id260

Материально-техническое обеспечение:

• Контроль и пополнение запасов канцтоваров, расходных материалов, питьевой воды.

• Организация ремонта и обслуживания офисной техники (принтеры, МФУ, оргтехника).

• Подготовка рабочих мест для новых сотрудников (обеспечение техникой, канцелярией).

Административные задачи:

• Оформление пропусков для сотрудников и посетителей.

• Контроль за порядком в офисных помещениях, организация уборки.

Ведение документации:

• Работа с документами 4 юридических лиц (регистрация, учет, хранение).

• Оцифровка документов, формирование и ведение электронного архива.

• Обеспечение сохранности документации (защита от повреждений, контроль правил хранения).

Организация документооборота:

• Ведение реестров:

  • Договоры, доверенности.

  • Входящая/исходящая корреспонденция.

  • Справочник контрагентов.

• Отправка и получение документов через курьерские службы и «Почту России».

• Распределение входящей корреспонденции между отделами.

• Курирование почтового ящика info@ (ответы, переадресация писем).

Финансово-административные задачи:

• Передача счетов в оплату, контроль их исполнения.

• Ведение реестра и контроль оплат подписок, сервисов, услуг компании.

• Контроль сроков действия страховых полисов автомобилей компании, продление.

Взаимодействие:

• С контрагентами, банками, бизнес-центром (арендодателем).

Работа с входящими обращениями:

• Прием и распределение звонков.

• Организация связи между отделами.

• Общение с клиентами и партнерами.

Координация работы служб:

• Организация и контроль уборки офиса.

• Обеспечение работы курьеров, водителей, IT-специалистов.

Организационная помощь:

• Подготовка встреч, совещаний (бронирование переговорных, рассылка приглашений).

• Сопровождение руководства на мероприятиях.

• Подготовка презентаций и отчетов.

Выполнение поручений:

• Генерального директора.

• Технического директора.

• Юриста.

Корпоративные мероприятия:

• Организация праздников, тимбилдингов.

Консультационная поддержка:

• Помощь сотрудникам по вопросам деятельности компании.