Работа в офисе, вакансия • Администратор офиса/ Администратор на ресепшен/ Секретарь • Москва - id397

Optimalog — провайдер международных логистических решений, предоставляющий полный комплекс услуг по доставке грузов по всему миру всеми видами транспорта.

Optimalog сегодня – это:
офисы в Москве, Санкт-Петербурге, Екатеринбурге, Владивостоке, Новороссийске
зарубежные представительства в Казахстане (Алматы), Турции (Стамбул), Китае (Шанхай, Гонконг), ОАЭ (Дубай)
более 200 сотрудников
более 15 лет успешного опыта в качестве поставщика логистических и таможенных услуг.

Наш слоган: «Для и ради клиента».

Наш корпоративный принцип: «Создавать максимально комфортные и удобные условия сотрудничества для клиентов».

Наши ценности:
люди
доверие и честность
профессионализм, ответственность и эффективность
открытость и репутация
справедливость и партнёрство
постоянное развитие и стремление к совершенству
технологии.

Компания «Optimalog» вошла в ТОП-100 лучших работодателей среднего бизнеса по версии HeadHunter за 2020 и 2021 г.

Если Вы хотите работать в полностью официальной, современной высокотехнологичной компании с четко выстроенными бизнес-процессами, с высокой степенью автоматизации, с интересными задачами и человеколюбивым менеджментом, то мы ждем Ваше резюме.

Для нас Администратор офиса — это «организационный центр», который обеспечивает бесперебойную работу всех административных процессов. Его роль многогранна и сочетает в себе функции организатора и координатора.

Нашему кандидату мы готовы предложить:

• Официальное оформление по ТК РФ и полностью белый доход (обсуждается с успешным кандидатом)
• Выплату зарплаты без задержек 2 раза в месяц
• Прозрачную систему оплаты труда
• График работы: понедельник-пятница с 09:00 до 18:00
• Заботу о Вашем здоровье - ДМС после испытательного срока
• Дистанционное обучение и повышение квалификации на онлайн платформе
• Ежегодные корпоративные мероприятия за счет компании
• Подарки Вам и Вашим детям на праздники и День рождения
• Материальную поддержку сотрудников в различных жизненных ситуациях
• Командные конкурсы
• Реальные перспективы профессионального и карьерного роста
• Собственную корпоративную информационную систему.

Задачи, которые будут стоять перед Вами:

1. Приём и работа с посетителями (Front-Office):

• первичный приём: приветствие гостей, клиентов и партнёров компании.
• коммуникация: ответ на входящие телефонные звонки, их переадресация соответствующим сотрудникам, предоставление базовой информации.
• координация: сообщение сотрудникам о приходе посетителей, их проводы до переговорной или кабинета.
• пропускной режим: оформление пропусков для сотрудников, заказ разовых пропусков для гостей.

2. Организационно-хозяйственная деятельность (АХО):

• канцелярия и расходники: контроль, учёт и заказ канцелярских товаров, хозяйственных supplies (кофе, чай, вода, салфетки), бытовой химии.
• рабочие места: подготовка рабочих мест для новых сотрудников (выдача канцелярии, пропусков и т.д.).
• помещения: контроль за состоянием офисных помещений, поддержание порядка.
• офисная техника: обеспечение работы принтеров, сканеров, ксероксов заказ бумаги, тонера вызов IT-специалистов или сервисных инженеров при поломках.
• бытовые вопросы: решение текущих бытовых проблем (полоска мебели, кондиционеров и т.д.).

3. Работа с документами:

• входящая/исходящая почта: приём, регистрация и распределение входящей корреспонденции (почта, курьерские доставки). Отправка исходящей почты.
• почта и курьеры: прием и отправка почты, работа с курьерскими службами.
• бюджетирование: составление и контроль бюджета на административные нужды (канцелярия, хозяйственные расходы, обслуживание техники).
• отчетность: подготовка отчетов по административным расходам.
• договоры: подготовка и ведение договоров с поставщиками услуг (уборка, аренда помещений, обслуживание техники и т.д.).

4. Поддержка сотрудников и руководства:

• командировки: бронирование билетов, отелей, оформление документов.
• встречи и переговоры: органиция встреч, переговоров и совещаний: бронирование переговорных комнат, подготовка оборудования (проектор, флипчарт), заказ кофе-брейков.
• корпоративные мероприятия: участие в организации корпоративных событий (Дни рождения, Новый год и др.): поиск площадки, заказ еды, оформление.

Ключевые навыки и качества кандидата:

• Опыт работы от 3-х лет
• Коммуникабельность и вежливость
• Аккуратность и внимательность к деталям
• Организованность и многозадачность
• Стрессоустойчивость
• Исполнительность и ответственность.

Месторасположение - метро Павелецкая, БЦ Павелецкая Плаза

Главная ценность компании – ее сотрудники. Человеческий капитал – самый ценный ресурс для нас.

Твои идеи – твоя реализация – твой успех!
Расти и развивайся вместе с нами!