Работа в офисе, вакансия • Офис-менеджер/Делопроизводитель • Астана - id398

О компании
«Полимерстрой» — один из ведущих производителей труб и деталей трубопроводов с антикоррозийным и теплоизоляционным покрытием, входит в пятерку крупнейших заводов РФ. Также в рамках расширения производственных мощностей в 2025 году компания вводит в промышленную эксплуатацию завод в г. Астана.

Мы предлагаем высококачественную продукцию, лучшие цены и производственные мощности для наших клиентов!

Обязанности:

• Согласование документов у первых лиц компании.
• Ведение и организация документооборота (регистрация, учет, хранение, передача, контроль исполнения документов).
• Ведение номенклатуры дел, формирование дел в соответствии с требованиями архивного законодательства.
• Подготовка документов к архивному хранению, составление описей, организация сдачи дел в архив.
• Контроль сроков исполнения поручений и подготовка отчетов для руководства.
• Подготовка проектов писем, приказов, распоряжений, служебных записок.
• Организация встреч и совещаний, ведение протоколов, контроль исполнения решений.
• Поручения руководства.
• Оформление трансферов и VIP-встреч в аэропортах.
• Работа с входящей/исходящей корреспонденцией, курьерскими службами.
• Контроль за порядком в офисе: закуп канцелярии, воды, кофе, хозтоваров и пр.
• Взаимодействие с арендодателями, сервисными службами, клинингом, охраной.
• Взаимодействие с IT-службой по вопросам доступа, пропусков, учётных записей и оргтехники.
• Бронирование переговорных, подготовка к онлайн- и офлайн-встречам.
• Организация командировок и проживания (билеты, гостиницы, регистрация на рейсы).
• Контроль актуальности внутренних справочников и баз данных (телефонный справочник, списки сотрудников).
• Ведение реестров доверенностей, печатей и штампов, контроль их использования.

Требования:

• Опыт работы в делопроизводстве/административной сфере от 3 лет.
• Знание основ архивного дела, правил ведения делопроизводства
• Умение работать в команде и в условиях многозадачности.
• Уверенное знание ПК и офисных программ.
• Развитые коммуникативные навыки.
• Высшее образование (юридическое или экономическое приветствуется).
• Личные качества: быстрая обучаемость, самостоятельность, профессионализм, активность, умение анализировать информацию.
• Навыки организации рабочего времени руководителя, своего рабочего процесса и пространства.
• Опыт бронирования авиа- и ж/д билетов, гостиниц, конференц-залов.
• Ответственность и умение сохранять конфиденциальность.

Условия:

• Работа в стабильной крупной компании.
• Конкурентоспособная заработная плата
• Возможности профессионального и карьерного роста.