Работа в России, вакансия - Бизнес-ассистент ( travel-поддержка и организация мероприятий) • Санкт-Петербург - id427

Чем предстоит заниматься:

• Организация мероприятий для Коммерческого директора и отдела в целом (ежегодные выставки, конференции, встречи)
• Полное сопровождение выездных мероприятий: разработка концепции, поиск площадок, работа с подрядчиками, контроль исполнителей
• Составление и согласование смет под мероприятия
• Разработка и заказ мерча (работа с типографиями, подрядчиками)
• Взаимодействие с партнёрами (согласование маршрутов, отелей, билетов, деталей поездок)
• Заключение договоров и дополнительных соглашений с подрядчиками
• Коммуникация с подрядчиками по текущим вопросам и форс-мажорным ситуациям
• Контроль и организация оплаты счетов
• Travel-поддержка руководителя:
  • бронирование билетов, отелей, ресторанов, трансфера
  • организация экскурсий, музеев, встреч
  • удалённое сопровождение 24/7 во время командировок (оперативная помощь, решение форс-мажоров)
• Проработка вариантов депозитов в ресторанах/отелях
• Организация встреч руководителя (подбор места, бронирование, переносы)
• Бронирование ресторанов, коттеджей по запросам руководителя и менеджеров отдела
• Ведение отчетности:
  • по представительским расходам (сбор чеков, работа с выписками, формирование аналитики)
  • подготовка отчетов для бухгалтерии
  • проверка авансовых отчетов и передача на подпись.
• Выполнение различных административных поручений.

Что мы хотим видеть в кандидате:

• Опыт работы в сфере event-менеджмента, travel-поддержки или ассистентом руководителя
• Навыки планирования и организации мероприятий
• Умение работать с подрядчиками и вести переговоры
• Самостоятельность, внимательность к деталям, ответственность, стрессоустойчивость
• Знание Excel выше среднего, умение вести отчётность
• Готовность к многозадачности и оперативному решению вопросов.

Что мы предлагаем:

• Официальное трудоустройство с полностью белой ЗП
• ДМС или компенсацию спорта на выбор
• Скидки на покупку техники
• Скидки на изучение английского языка
• Корпоративные выплаты в случае важных семейных событий
• Дополнительные оплачиваемые выходные
• Участие в профильных конференциях и курсах за счет компании
• Дополнительные льготы, предусмотренные в компании.