Работа в России, вакансия - Специалист по документообороту • Новосибирск - id305

Мы — технологичная компания, создающая цифровой продукт в сфере международной логистики. В процессе работы возникает множество задач, требующих точности, внимательности и системного подхода: таблицы, документы, обновление данных, запрос информации у коллег и партнёров.

Мы ищем исполнительного и скрупулёзного человека, который возьмёт на себя операционный блок рутинных задач и обеспечит прозрачность, порядок и скорость в потоке информации.

Все задачи будут поступать напрямую от основателя компании или руководителя отдела.

1. Работа с документами и таблицами

• Заполнение шаблонов договоров, коммерческих предложений, заявок, счетов, актов, инвойсов.

• Подготовка Excel/Google-таблиц по заданной структуре: тарификация, маршруты, статусы грузов, логистика по направлениям.

• Ежедневное обновление данных в шаблонах: вносим корректировки, сохраняем версии, загружаем в нужные папки.

2. Запрос и сбор недостающей информации

• По шаблону: писем/сообщений — связываетесь с ответственными (внутри команды или у партнёров), чтобы получить недостающие сведения: вес груза, реквизиты, даты отгрузки, данные по контейнеру и т.д.

• Уточнение информации по документам — перепроверка данных, запросы оригиналов, сопоставление данных.

3. Контроль статусов и их обновление

• Ведение таблицы статусов по проектам и заказам: что получено, что в работе, что нужно добить.

• Контроль дедлайнов: напоминания, фиксирование «узких мест», отчётность по актуальности данных.

4. Упорядочивание файлов и информации

• Создание папок в Google Диске по шаблону, корректное наименование файлов.

• Поддержание порядка и логики в структуре хранения документов.

• Вы — не просто “исполнитель”, а внимательный системщик, которому нравится, когда «всё по полочкам» и без единой опечатки.

• Любите работать с таблицами, знаете, как привести в порядок большой объём данных.

• Умеете работать по шаблону, не теряете фокус в рутинных задачах, всегда сохраняете спокойствие и точность.

• Быстро пишете вежливые и понятные запросы (в телеграме, почте или CRM) — чтобы получить нужную информацию.

• Спокойно реагируете на поток задач — умеете расставить приоритеты, дожимать, напоминать и фиксировать.

• Опыт работы с документами, таблицами, CRM или бухгалтерией/логистикой/операционным учётом — от 1 года(будет преимуществом, но необязательно).

• Уверенное владение Google Docs, Google Sheets (или Excel) — фильтры, сводные таблицы, формулы на базовом уровне.

• Грамотная письменная речь (умение корректно переписываться и оформлять деловые документы).

• Внимательность к деталям: вы не пропустите опечатку в цифре или дату в контракте.

• Высокая самоорганизация: вы умеете самостоятельно закрывать задачи, не “гаснете” без постоянного контроля.

• Удалённая работа, график — с возможностью работать в течение дня с частичной привязкой к Москве (важна быстрая обратная связь).

• Фикс + бонусы по результатам (объём задач, скорость и точность).

• Прямое взаимодействие с основателем компании: будете работать с первым лицом, видеть бизнес изнутри.

• Простая и понятная зона ответственности: вы знаете, что делать, по какому шаблону и с кем связаться — без путаницы.

• Возможность карьерного роста: со временем — подключение к управлению задачами других операторов, переход в операционного координатора, углубление в логику логистики и цифровых сервисов.

Просто пришлите своё резюме (или краткое сообщение о себе) и пару слов:

• Какие задачи в документах/таблицах вы уже выполняли?

• Чем вам интересен такой формат работы?

Мы ответим каждому кандидату, кто написал вдумчиво.
Если вы чувствуете, что ваше место — на пересечении порядка, цифр и аккуратности, будем рады знакомству!