Работа в России, вакансия - Секретарь-делопроизводитель • Воронеж - id278

1.1. Обработка входящей и исходящей корреспонденции, её учет и направление в соответствующие подразделения академии.

Передача для исполнения необходимой документации от руководителя.

Контроль за графиком прохождения документов и их исполнением.

Ведение электронной базы документов.

Обеспечение мер по сохранности необходимой документации.

Подготовка необходимых справок и докладов по документации организации.

Участие в описи документов.

Ведение подготовительной работы с документами, необходимыми для руководства.

Мониторинг корректности оформления документов структурными подразделениями организации.

Взаимодействие с сотрудниками по вопросам документооборота и выполнения указаний руководства.

Отслеживание актуальности номенклатуры документов.

Выполнение указаний руководителя по вопросам делопроизводства.

Ведение заметок на совещаниях по поручению руководства, а также подготовка материалов по их итогам.

Помощь руководителю в организации приема посетителей.

Соблюдение норм организации в сфере конфиденциальности и уровней допуска документов.

Выкладывание необходимых документов на сайт организации, а также в локальную сеть.

Посещение почтового отделения для отсылки и приема необходимой корреспонденции.

Участие в инвентаризационных мероприятиях в сфере своей ответственности.

Выполняет отдельные поручения ректора и руководителя управления администрирования и контроля.

Секретарь-делопроизводитель должен иметь высшее образование и обязан разбираться в следующих областях:

процесс документооборота в организации

• нормы и законы, затрагивающие сферу профессиональной деятельности организации
• должностная структура организации и её основной кадровый состав
• система электронных баз документов организации
• правила оформления соответствующей документации
• требования к хранению документов и их сохранности
• нормы контроля за прохождением соответствующих документов
• правила грамматики и орфографии
• принципы делового общения
• правила архивирования документации
• нормативы составления выборок и описей документов по требуемым признакам
• нормы ведения деловой переписки
• правила эксплуатации офисного оборудования и необходимого в работе программного обеспечения.