Работа в офисе, вакансия • Офис-менеджер • Астана - id454

В нашу команду мы в поисках ответственного офис-менеджера

Обязанности:

• ежедневно в определенные сроки получать и просматривать входящие документы, осуществлять их регистрацию, направлять исполнителям под подпись
• следить за порядком и чистотой в офисе
• осуществлять документооборот между предприятием и другими организациями, учреждениями и органами
• вести журнал входящей и исходящей корреспонденции
• находить и инициировать заключение договоров с курьерскими компаниями на доставку почты, посылок отправлять исходящие письма, посылки взаимодействовать с поставщиками, инициатором которых является администратор офиса
• находить и инициировать заключение договоров с поставщиками воды, канцелярских товаров, продуктов для нужд офиса
• заказывать канцелярские товары, воду, другие необходимые товары для нужд офиса
• немедленно сообщать руководителю о возникновении вопросов, требующих срочного решения
• вести делопроизводство, формировать дела и передавать их в архив, обеспечивать сохранность документации, готовить к уничтожению
• принимать участие в совещаниях, организовать их техническое обслуживание
• обеспечивать рассылку, учет, ознакомление и хранение распоряжений и приказов
• выполнять другие поручения руководителя, которые связаны с деятельностью предприятия
• своевременно пополнять нужные запасы расходных материалов кухни и канцелярских принадлежностей в офис для нужд офисе
• соблюдать конфиденциальность информации
• придерживаться доброжелательного и корректного стиля общения с клиентами и коллегами по работе
• соблюдать нормы и правила делового общения, служебную субординацию
• находить поставщиков и инициировать договора с гостиницами, такси, на покупку билетов и т.п.
• организовывать трансфер, гостиницу, покупку билетов для командировок директоров.
• оказывать помощь гостям и сотрудникам
• предлагать гостям чай/кофе/воду

• организаторские способности
• коммуникабельность
• стрессоустойчивость
• тактичность
• пунктуальность
• умение работать в команде
• умение вести деловые переговоры
• владеть основными офисными программами, такими как Word, Excel, Power Point, пригодятся навыки создания PDF-документов.
• уметь пользоваться онлайн-сервисами бронирования, заказа такси, продуктов, билетов.
• схемы документооборота
• порядок прохождения и порядок контроля за прохождением служебных документов
• правила пользования вычислительной и организационной техникой
• правила ведения телефонных переговоров

• график работы 5/2, с 09.00 до 18.00 часов, обед с 13.00 до 14.00 часов
• официальное трудоустройтво
• ежегодный трудовой оплачиваемый отпуск.