Работа в России, вакансия - Главный специалист по делопроизводству-архивариус • Астана - id399

1. Организация документооборота

• Осуществляет приём, регистрацию, учёт и распределение входящей, исходящей и внутренней корреспонденции.

• Обеспечивает своевременное доведение документов до исполнителей.

• Контролирует соблюдение сроков исполнения документов и поручений руководства.

• Ведёт журналы регистрации (в бумажном и/или электронном виде).

2. Оформление и сопровождение документов

• Оформляет служебные записки, приказы, распоряжения, протоколы, письма и иные организационно-распорядительные документы.

• Проверяет правильность оформления документов в соответствии с требованиями стандартов и внутренних регламентов.

• Формирует дела в соответствии с номенклатурой дел.

• Обеспечивает корректную нумерацию, прошивку и систематизацию документов.

3. Контроль исполнения

• Ведёт контроль за исполнением документов и поручений.

• Оповещает исполнителей о наступлении контрольных сроков.

• Формирует отчёты о состоянии исполнительской дисциплины.

• Готовит справочную информацию по исполнению документов по запросу руководства.

4. Работа с электронными системами

• Осуществляет работу в системах электронного документооборота (СЭД), при их наличии.

• Обеспечивает актуализацию статусов документов в СЭД.

• Сканирует, регистрирует и архивирует электронные копии документов.

5. Взаимодействие

• Взаимодействует со структурными подразделениями по вопросам документооборота.

• Обеспечивает взаимодействие с внешними организациями по вопросам переписки.

• Оказывает методическую помощь работникам по вопросам оформления документов.

6. Организация архивного хранения

• Организует приём дел на архивное хранение в соответствии с утверждённой номенклатурой дел.

• Обеспечивает сохранность архивных документов.

• Осуществляет учёт, систематизацию и размещение дел в архиве.

• Обеспечивает соблюдение условий хранения архивных документов.

7. Экспертиза ценности документов

• Участвует в проведении экспертизы ценности документов.

• Формирует дела постоянного, временного и долговременного хранения.

• Готовит документы к передаче в государственный архив (при необходимости).

8. Учёт и использование архивных документов

• Ведёт описи дел архивного фонда.

• Обеспечивает поиск и выдачу архивных документов по запросам структурных подразделений.

• Контролирует возврат выданных архивных дел.

• Ведёт учёт использования архивных документов.

9. Подготовка и оформление документов

• Осуществляет переплёт, прошивку, нумерацию и оформление дел.

• Проверяет комплектность дел при приёме на архивное хранение.

• Оформляет архивные справки, выписки и копии документов.

10. Соблюдение требований законодательства

• Обеспечивает соблюдение требований законодательства РК в сфере архивного дела.

• Соблюдает правила конфиденциальности и защиты информации.

• Обеспечивает сохранность документов, содержащих служебную, коммерческую и иную охраняемую законом тайну.

• Оформляет акты о выделении документов к уничтожению в установленном порядке.