Работа в офисе, вакансия • Офис-менеджер в Академию «Рубин Юниор» • Казань - id366

Мы — Академия «Рубин Юниор», одна из ведущих детских футбольных школ в Казани и официальный партнер ФК «Рубин». Мы ищем организованного Офис-менеджера, который станет душой нашего офиса и поможет поддерживать высокие стандарты качества во всем.

Документооборот и администрирование:

• Полный цикл работы с договорами: подготовка, подписание, контроль возврата, архивирование и ведение реестра договоров с родителями.
• Кадровое делопроизводство (базовое): сбор и проверка документов тренерского состава.
• Ведение личных дел воспитанников: контроль наличия медицинских справок и страховок.
• Отчетность: подготовка сводных отчетов для руководителей.

Работа в системе ЭДО:

• Загрузка и ведение документов в системе электронного документооборота для взаимодействия с государственными учреждениями.
• Отслеживание статусов, контроль сроков действия документов и своевременное информирование ответственных лиц.
• Мы предоставляем полное обучение работе в системе.

Жизнеобеспечение офиса и площадок:

• Закупки: своевременное обеспечение офиса всем необходимым (канцелярия, вода, бытовая химия, гигиенические принадлежности).
• Контроль порядка: мониторинг чистоты в тренировочных зонах и зоне ожидания, проверка исправности техники (ТВ для родителей, оргтехника).
• Управление расписанием: ведение графика занятости тренировочных помещений и учет дополнительных направлений на «Ак Барс Арене».

Управление инвентарем и логистика:

• Учет инвентаря: контроль наличия и состояния спортивного оборудования по всем филиалам (совместно с тренерами).
• Логистика: оформление заявок на атрибутику, распределение её между филиалами, координация доставки в детские сады и на арендуемые площадки.
• Наградная продукция: заказ кубков, медалей и грамот для воспитанников.

Работа с клиентами и коммуникации:

• Поддержка родителей: консультирование по вопросам оформления документов.
• Информирование: ведение рассылок в чаты филиалов (новости, напоминания).
• Обратная связь: сбор и систематизация отзывов и предложений от клиентов.

Организационные задачи:

• Координация работы сети: обеспечение оперативного взаимодействия между администраторами филиалов и тренерским составом.
• Спортивное администрирование: подготовка и оформление заявочной документации (заявочных листов) для участия сборных команд «Рубин Юниор» в официальных соревнованиях.
• Event-поддержка: прием и обработка заявок на проведение внутренних мероприятий школы, помощь в координации.
• Учет и статистика: обработка списков сборных команд, внесение данных в учетные таблицы и контроль актуальности информации.

• Уровень владения ПК: Продвинутый пользователь. MS Office (Word, Excel) и Google Таблицы — это ваши основные инструменты.
• Профессиональный подход: Вы обладаете системным мышлением, аккуратны в работе с документами и внимательны к мельчайшим деталям.
• Ключевые навыки: Умение эффективно работать в режиме многозадачности, грамотная устная и письменная речь.
• Готовность к развитию: Желание и способность быстро осваивать новые программы (в частности, системы электронного документооборота).
• Будет преимуществом: Опыт работы с документооборотом или в административной должности от 1 года, а также любовь к спорту.

Условия работы:

• Заработная плата: от 50 000 рублей на руки.
• Оформление: возможность официального трудоустройства по ТК РФ.
• Комфортный график: 5/2, с 9:00 до 18:00.
• Место работы: Современный, просторный офис на главном стадионе города — «Ак Барс Арене».

• Обучение: Бесплатное обучение работе в системе ЭДО.
• Карьерный рост: Возможность вырасти до руководителя административного отдела.
• Дополнительный доход: Оплата за помощь в организации мероприятий.
• Корпоративная культура: Дружный коллектив, объединенный любовью к спорту, корпоративные мероприятия
• Приятные бонусы: Бесплатные занятия в школе для детей сотрудников и возможность посещать домашние матчи ФК «Рубин».

Если вы хотите стать частью большой спортивной истории, любите порядок в документах и готовы развиваться вместе с нами — мы ждем ваш отклик!