Работа в Москве, вакансия - Руководитель административного отдела • Москва - id401

Добрый день, уважаемые кандидаты!

Компания AND RUS приглашает вас присоединиться к команде в качестве РУКОВОДИТЕЛЯ АДМИНИСТРАТИВНОГО ОТДЕЛА (зона ответственности - делопроизводство и функционирование офиса).

В зоне ответственности 5 человек.

Обязанности:

В части делопроизводства:
Ведение документооборота в Navision и на корпоративном портале
Регистрация приказов, распоряжений (присвоить номер, проверить полномочия подписантов)
Подготовка и рассылка приказов, распоряжений
Обеспечение ознакомления с приказами работников (сбор подписей (писем) об ознакомлении, прикрепление к приказу)
Создание библиотеки приказов доступной для сотрудников на диске Y и на корпоративном портале (определение структуры хранения, сканирование приказов, своевременное размещение на сетевых ресурсов, создание архива на сетевых ресурсах т.д.)
Подготовка проектов приказов (распоряжений) по компании по заданиям топ-руководителей и Президента, согласование с руководителями
Подборка приказов для ознакомления новых сотрудников и при переводах сотрудников на новую должность, согласование с непосредственным руководителем, ознакомление под подпись
При изменениях орг. структуры (новых назначениях), проверка приказов компании на предмет полномочий, указанных в приказах
Подготовка приказа с перечнем приказов, в которые необходимо внести изменения в связи с изменениями орг. Структуры
Архивация и хранение внутренних документов Компании
Подготовка реестра поступающих и передаваемых документов на подпись Руководителям
Работа с Банковскими Гарантиями (сканирование, хранение, передача в архив)
Взаимозаменяемость с секретарем на ресепшн (в период отсутствия)

В части хозяйственной работы:
Взаимодействие с БЦ (решение вопросов с обслуживанием офиса, аварийных ситуаций и т.д.)
Обеспечение головного офиса мебелью, хозяйственным инвентарем, Осуществление контроля за их сохранностью и проведением своевременного ремонта.
Осуществление закупки сувенирной и наградной продукции, новогодних подарков для детей сотрудников.
Организация корпоративных мероприятий в ГО для сотрудников (витаминный день, день рождение компании и т.п.)

Требования:
Высшее образование, профильные курсы, тренинги, курсы повышения квалификации
Опыт подготовки распорядительных документов (приказы, распоряжения и т.д.)
Опыт регистрации и контроля исполнения документов
Отличные знания требований к организации делопроизводства в компании
Опыт организации офисных корпоративных мероприятий (фуршет, день рождение компании, витаминные дни и т.п.)
Опыт организации рабочего пространства в офисе
Опыт работы в качестве руководителя административно хозяйственного отдела, специалиста по делопроизводству от 3-х лет
Уверенное владение ПК

Условия:
Работа в международной компании-производителе медицинского оборудования мирового бренда
Полное соблюдение ТК РФ: оформление с первого рабочего дня, оплачиваемый отпуск 28 календарных дней, больничный лист
Конкурентная полностью официальная заработная плата, состоящую из оклада и ежемесячной премии. Выплачиваем стабильно, без задержек, два раза в месяц
Дополнительно: ДМС, мобильная связь, бесплатный паркинг
Возможность профессионального обучения и развития, высокая корпоративная культура
Полная занятость 5/2,с 09-00 до 18-00, в пятницу – сокращенный рабочий день. Суббота, воскресенье, все праздничные дни – выходные
В офисе есть кухня, в БЦ есть кафе
Комфортный офис расположен в БЦ Верейская Плаза. Добраться можно от трех станций метро: от Славянского Бульвара ходит корпоративный транспорт, от м.Давыдково - пешком до 15 минут, от м. Аминьевская - два автобусные остановки