Работа в России, вакансия - Менеджер по логистике / Logistics Manager (Data coordinator & Documentation Support) • Санкт-Петербург - id371

Job Summary:
The Billing & Audit Specialist supports the Accounts Payable / Accounts Receivable (AP/AR) team by auditing loads prior to invoicing, verifying rates, and resolving billing discrepancies. This role ensures accurate and timely billing through detailed documentation review and cross-departmental coordination.

Work Schedule:
Los Angeles, CA (USA) — Monday–Friday, 7:00 AM – 5:00 PM
Corresponds to Moscow (Russia) schedule: Monday–Friday, 5:00 PM – 4:00 AM (next day)

Key Responsibilities:

Back Office Support (AP/AR Focus):

• Audit each completed load for compliance with: rate confirmation, proof of delivery (POD), and dispatcher records

• Ensure all accessorial charges (detention, layover, waiting time) are properly documented and approved

• Verify customer, broker, and billing contact information for accuracy before invoice generation

• Flag loads with missing or mismatched data and return them to dispatchers or customer service teams for correction

• Analyze customer short-payments (e.g., lumper fees, un-billed accessorials)

• Reconcile factoring company reports against submitted invoices

• Flag duplicate invoices or billing errors for AP/AR review

• Coordinate with dispatch to verify eligibility for waiting time, detention, or detour charges

• Document and track chargebacks issued to customers or brokers for unapproved accessorials

Reporting & Process Improvement:

• Generate weekly reports on un-billed loads and escalate problematic loads as needed

• Analyze root causes of billing errors (incorrect data entry, missing PODs, rate mismatches)

• Propose process changes to improve billing accuracy and efficiency

Required Skills & Qualifications:

• Bachelor' s degree in Accounting, Finance, Logistics, or related field

• 1+ years of relevant experience (trucking or logistics experience preferred)

• Knowledge of rate confirmations, accessorial charges, and freight industry terminology

• Proficiency with TMS (Transportation Management Systems) and Microsoft Excel

• Minimum 1 year of remote work experience with a high level of self-organization
  (We value strong employee engagement. Our team understands that remote work is a format, not a lifestyle.)

• Strong attention to detail and analytical skills

• Conversational English proficiency, with the ability to conduct business correspondence and provide documentation in English

Technical Competence:
Candidates must be confident IT users — able to quickly learn new dispatch systems, work with port logistics platforms (load boards), use GPS tracking tools, and resolve minor technical issues independently.

Preferred Qualifications:

• Experience with the PortPro platform

Working Conditions:

• Remote or office-based (minimal phone calls)

• Interaction with AP/AR, driver payroll, and dispatch teams

• Client communication and active internal collaboration

Описание должности:

Специалист по аудиту и выставлению счетов в области портовой логистики, оказывает поддержку сотруднику по расчетам с дебиторами и кредиторами (AP/AR). В задачи входит аудит загрузок перед выставлением счетов, проверка ставок и устранение расхождений в выставленных суммах.

График работы:

Лос-Анджелес, Калифорния (США) — Понедельник–пятница, 7:00 – 17:00
что соответствует рабочему графику по Москве (Россия): понедельник–пятница, 17:00 – 04:00

Ключевые обязанности:

Поддержка бэк-офиса (AP/AR):

• Проверять каждую выполненную загрузку на соответствие: подтверждение ставки, подтверждение доставки (POD), запись диспетчера.

• Контролировать, чтобы дополнительные сборы (простой, ожидание) были корректно оформлены и утверждены.

• Подтверждать правильность данных о клиенте, брокере и контактной информации для выставления счетов до генерации инвойса.

• Отмечать загрузки с отсутствующими или несовпадающими данными и возвращать их диспетчерам или в отдел обслуживания клиентов для исправления.

• Анализировать недоплаты со стороны клиентов (например, сборы за услуги грузчиков (lumpper fees), невыставленные дополнительные сборы).

• Сверять отчеты факторинговых компаний с поданными инвойсами.

• Отмечать дубликаты счетов или ошибки в биллинге для проверки отделом AP/AR.

• Взаимодействовать с диспетчерской службой для подтверждения права на оплату времени ожидания, простоя или объезда (детур).

• Фиксировать и отслеживать возвратные платежи (чарджбэки) клиентам или брокерам за неоплаченные дополнительные услуги.

Отчетность и улучшение процессов:

• Еженедельно формировать отчет по невыставленным загрузкам и передавать проблемные загрузки на эскалацию.

• Анализировать первопричины ошибок биллинга (некорректный ввод данных, отсутствие POD, несовпадение ставок).

• Предлагать изменения в процессах для повышения точности выставления счетов.

Требования к навыкам и квалификации:

• Высшее образование в области бухгалтерского учета, финансов или логистики.

• Опыт работы от 1 года (опыт в грузоперевозках будет преимуществом).

• Знание подтверждений ставок, дополнительных сборов и профессиональной терминологии грузоперевозок.

• Владение TMS, Excel.

• Удаленный опыт работы от 1 года, высокий уровень самоорганизации.
  (Мы ценим высокий уровень вовлеченности сотрудника в наши процессы. Наши сотрудники понимают, что удаленная работа — это лишь формат, а не режим свободного времени.)

• Внимательность к деталям и развитые аналитические способности.

• Знание разговорного английского языка, умение вести деловую переписку и предоставлять документационное сопровождение на английском языке.

Техническая компетентность:

Кандидат должен быть уверенным пользователем IT-технологий — то есть легко осваивать новые диспетчерские системы, работать с системами портовой логистики (load boards), использовать инструменты GPS-отслеживания и самостоятельно решать мелкие технические проблемы.

Будет преимуществом:

Опыт работы с платформой PortPro.

Условия работы:

• Удаленный формат или работа в офисе (минимальное количество звонков).

• Взаимодействие с отделами кредиторской/дебиторской задолженности, расчетов с водителями (payroll) и диспетчерской службой.

• Общение с клиентами и активная внутренняя коммуникация.