Работа в России, вакансия - Секретарь-референт • Волгоград - id294

Обязанности

• прием информации для руководства Филиала от работников структурных подразделений
• работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя
• информирование сотрудников по поручению руководства Филиала
• информирование руководителя о регламенте намеченных мероприятий
• предупреждение руководителя о приближении времени намеченных мероприятий
• формирование резерва времени для непредвиденных ситуаций
• согласование с руководителем временных планов
• согласование телефонных переговоров, встреч и мероприятий
• работу по подготовке заседаний или совещаний, проводимых руководством Филиала (оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания)
• контроль правильности оформления и полноты визирования документов, подаваемых на подпись руководству Филиала
• прием и передачу информации по переговорным устройствам
• своевременную отправку срочных электронных писем от руководства Филиала
• сортировку входящей и исходящей корреспонденции на подпись руководству
• методическую помощь работникам по вопросам ведения делопроизводства
• контроль над исполнением работниками указаний и поручений руководителя, взятых на контроль
• координация деятельности по исполнению решений руководителя
• ведение срокового текущего и предупредительного контроля
• проверку исполнения поручений руководителя в установленный срок
• предупреждение сотрудников об истечении срока исполнения поручений руководителя
• контроль прохождения документов в организации (согласование, подписание и утверждение документа)
• регистрацию входящей корреспонденции, поступающей по средствам Системы электронного документооборота (далее - СЭД)
• ведение табельного учета рабочего времени (при закреплении ответственности приказом Филиала).
• рассматривать документы по поручению руководителя в СЭД, отправлять документы на доработку или дополнительное согласование, рассматривать и принимать отчеты об исполнении документов, подписывать документы ЭП руководителя в случае необходимости.
• составлять по поручению руководства Филиала письма, запросы, другие документы, готовить ответы авторам писем.

Организовывать:

• проведение телефонных переговоров руководителя, запись в его отсутствие полученной информацию и доведение до его сведения ее содержание
• своевременную передачу документов на рассмотрение руководству Филиала

Требования:

• стаж работы по профилю не менее 2 лет
• высшее ( без предъявления требований к стажу), среднее профессиональное (стаж работы по специальности не менее 2 лет)
• методические, нормативные и другие руководящие материалы по документальному обеспечению
• основы организации делопроизводства
• приемы и методы обработки корреспонденции
• правила почтовой отправки документации
• единую государственную систему документального обеспечения
• систему организации контроля исполнения документов
• основы трудового законодательства РФ

Условия:

• Трудоустройство в соответствии с нормами ТК РФ
• Достойный уровень заработной платы (ежемесячное премирование и по итогам года, доплаты к отпускам, к профессиональному празднику и к юбилейным датам)
• Предоставление всех видов отпусков в соответствии с ТК РФ и Коллективным договором
• Программа добровольного медицинского страхования
• Корпоративная система спортивно-оздоровительных мероприятий, частичная компенсация за фитнес
• Программа санаторно-курортного лечения
• Организация детского оздоровительного отдыха для детей работников
• Корпоративное обучение.