Работа в Москве, вакансия - Секретарь руководителя/Специалист по документообороту • Москва - id355

Компания ИНТЕР СТРОЙ - динамично развивающаяся компания в сфере дорожного строительства и инфраструктурных проектов.

Мы ищем ответственного и внимательного специалиста с функционалом секретаря руководителя/офис-менеджера, который наведёт порядок в документообороте компании, будет обеспечивать поддержание всех офисных процессов в идеальном состоянии, а также осуществлять поддержку руководителя компании.

Чем предстоит заниматься:

✔️ Организация и курирование всего документооборота по проектам компании:

- работа с первичной документацией (Счета, Акты, УПД, Договора, Товарно-транспортные накладные и прочее)

- координация подписания документов

- обмен документами с контрагентами, проведение сверок

- контроль наличия всех закрывающих документов по проектам

- прием и организация отправки корреспонденции через Почту России, курьерскую службу, оформление и ведение реестров отправки и получения

- сканирование для электронного архива

- регистрация входящей и исходящей документации

- ведение деловой переписки, ответы на входящие запросы e-mail

- заведение заявок на счета (при необходимости).

✔️ Создание и доведение до сотрудников приказов, инструкций, распоряжений.

✔️ Заказ билетов/гостиницы для сотрудников головного офиса (редко).

✔️ Обеспечение жизнедеятельности офиса (контроль за порядком и чистотой в офисе, канцелярия, вода, чай/кофе, своевременное принятие необходимых мер для устранения повреждений, коммуникация с арендодателем и обслуживающим персоналом и т.д.)

✔️ Встреча гостей (чай, кофе, получение пропусков).

✔️ Прием и распределение звонков, доведение информации в случае отсутствия руководства на месте.

✔️ Персональная поддержка руководства:
- ведение календаря встреч (согласование времени, наличие свободных слотов и пр.)
- travel-поддержка (по запросу руководителя)
- участие в выборе и закупке подарков для партнеров, крупных заказчиков, сотрудников
- выполнение личных поручений (редко).

Мы предлагаем:

• Официальное трудоустройство согласно ТК РФ.
• График работы 5/2 с 9.00 до 18.00, в пятницу сокращенный на 1 час рабочий день.
• Своевременная выплата заработной платы 2 раза в месяц, полностью белая .
• Работа в крупной строительной организации.
• Конечный уровень оплаты труда обсуждается по результатам собеседования.

Мы ожидаем:

• Знание основ делопроизводства и документооборота, требований законодательства по ведению делопроизводства.
• Опыт организации системы документооборота.
• Знание 1С, Контур Диадок/СБИС приветствуется.
• Уверенный пользователь ПК (Word, Excel, Outlook), навыки работы с офисной техникой.
• Грамотная письменная и устная речь, навыки делового письма.
• Опыт работы на аналогичной должности от 3 лет.
• Умение работать в режиме многозадачности, ответственность, аккуратность, высокий уровень самоорганизации.
• Просьба высылать резюме с фото.