Работа в офисе, вакансия • Офис-менеджер / помощник руководителя/ делопроизводитель • Санкт-Петербург - id444

ООО РС Групп реализует комплексные проекты снабжения для нефтегазового сектора — от поиска оборудования до ввода в эксплуатацию. Обеспечиваем поставки специализированной техники, материалов, выполняем шеф-монтажные работы и организуем логистику по РФ. Наша цель — предоставление эффективных, технологичных решений под ключ для объектов добычи, транспорта и переработки.

Находимся в поиске заряженного офис-менеджера:

Обязанности:

• Административная поддержка Руководителя:
  • Полное ведение рабочего календаря Генерального директора (планирование, корректировка).
  • Организация встреч, совещаний (внутренних и внешних), включая бронирование переговорных и обеспечение coffee break.
  • Протоколирование планерок и оперативных совещаний, доведение решений до исполнителей.
  • Подготовка и оформление писем, приказов, распоряжений по поручению руководителя.
  • Проверка корректности оформления документации, поступающей на подпись Руководителю.
  • Организация командировок (билеты, проживание, визы), оформление авансовых отчетов.
• Поддержка функционирования офиса:
  • Обеспечение рабочего состояния приёмной, кабинета ГД и переговорных комнат (канцелярия, порядок, техника).
  • Ведение бумажного документооборота приёмной ГД: регистрация, учет, хранение, архивирование.
  • Замещение делопроизводителя (полный функционал) в период отпусков и больничных.
  • Работа с курьерскими службами и «Почтой России» (отправка/получение корреспонденции, отслеживание).
  • Управление корпоративными счетами: работа в ЛК сотовых операторов, банков (запросы, оплаты), Контур-Диадок (электронный документооборот).
  • Оформление пропусков для сотрудников.
• Коммуникации и взаимодействие:
  • Эффективное взаимодействие со всеми подразделениями компании для решения оперативных вопросов.
  • Взаимодействие с другими организациями холдинга и внешними контрагентами (согласование встреч, обмен информацией).

Требования:

• Опыт работы на позиции офис-менеджера, администратора офиса или ассистента руководителя от 1 года.
• Навыки ведения деловой переписки (электронной и бумажной).
• Умение самостоятельно составлять проекты деловых писем и других документов с нуля .
• Высокий уровень самоорганизации, внимательности к деталям и многозадачности.
• Высокая стрессоустойчивость и умение работать в условиях сжатых сроков.
• Навыки протоколирования встреч.
• Уверенное пользование ПК: MS Office (Word, Excel).
• Опыт работы с системами электронного документооборота (Контур-Диадок или аналоги).
• Грамотная устная и письменная речь (русский язык).
• Доброжелательность, коммуникабельность, умение выстраивать конструктивное общение.

Будет преимуществом:

• Опыт организации командировок.
• Знание основ делопроизводства.

Условия:

• Официальное оформление по ТК РФ.
• Конкурентная и своевременная оплата труда (обсуждается по итогам собеседования).
• График работы: 5/2 с 8:30 до 17:30.
• ДМС (добровольное медицинское страхование) предоставляется после успешного прохождения испытательного срока.
• Работа в стабильной компании.