Работа в Москве, вакансия - Бизнес-ассистент для CEO международной компании в сфере аналитики и цифровой безопасности • Москва - id376

Международная технологическая OSINT компания ищет Бизнес-ассистента для своего CEO и сооснователя.

Компания работает с 500+ клиентами в 90 странах мира. Команда из 65 человек распределена по всему миру, внутренняя коммуникация на английском языке.

CEO — визионер, системный руководитель, AI-native. Он умеет делегировать, даёт подробный контекст и ожидает от своего ассистента не просто исполнения, а ownership и проактивности. Ему нужен человек, который будет думать на несколько шагов вперёд, предлагать решения и брать на себя ответственность за результат.

Распределение задач: 70-80% бизнес, 20-30% личные.

Бизнес-задачи (70-80%):

• Формирование календаря мероприятий вместе с PR и маркетинг-командой: 70-80 событий в год по всему миру (конференции, встречи с клиентами, инвесторские roadshow, C-Level workshops). Приоритизация, решение конфликтов в расписании.
• Организация командировок: подбор билетов (оптимальные по цене/времени), жильё, визовая поддержка (включая визу O-1 для США), логистика для поездок от Вашингтона до Сингапура.
• Инвесторская история: работа с NDA, data rooms, доступами, координация вопросов от инвесторов. Организация камерных инвесторских встреч в ресторанах (15-20 человек).
• Поддержка на мероприятиях: иногда сопровождение в командировках для помощи на месте (особенно на крупных конференциях типа CES в Лас-Вегасе).
• Follow-up встреч: после конференций и поездок — сохранять контакты, напоминать о договорённостях, не давать потерять возможности.
• Координация работы с OKR на уровне лидер-тима (4-8 человек): снять нагрузку с CEO и HR-партнёра.
• Организация внутренних встреч/воркшопов для команды (переговорки, еда, логистика для приезжих коллег).

Личные задачи (20-30%):

• Планирование семейных поездок: согласование с school breaks детей (9 и 14 лет), поиск агентств/туров, бронирование заранее (в Европе всё нужно планировать за полгода).
• Школьные/детские вопросы: учитывать в календаре школьные мероприятия, иногда помогать организовать (найти и заказать костюм жирафа для школьной вечеринки 😊).
• Медицинские чекапы: организация для CEO (в том числе международных).
• Административные задачи: иногда что-то решить по дому - вызвать мастера, организовать уборку, забронировать ресторан для семьи.

• Можешь работать на уровне White House: уверенно общаешься с инвесторами из Sequoia Capital, executive assistants вице-президентов крупнейших фондов. Не теряешься на встречах высокого уровня.
• Системный и проактивный: продумываешь corner cases, предлагаешь решения сам(а), не ждёшь указаний. Ownership вместо «что мне делать?».
• AI-native и технологически подкованный: свободно владеешь современными инструментами, умеешь быстро разобраться в новом. Уверенный пользователь HubSpot, Slack, Zoom, Miro, ClickUp (Slack — основной рабочий инструмент).
• Excellent English: Upper-Intermediate/Advanced (B2-C1). Свободно пишешь и говоришь, желательно без сильного акцента — вся компания на английском, все инвесторы, клиенты, конференции.
• Опыт в IT/SaaS/cybersecurity — большой плюс. Понимаешь контекст индустрии, знаешь, что такое B2B/B2G Enterprise.
• Гибкий и стрессоустойчивый: готов(а) к постоянным изменениям планов (конференции переносятся, накладываются), умеешь быстро перестраиваться.
• Ответственный и надёжный: умеешь слушать (не спорить), follow-up всех договорённостей, не теряешь контакты и обещания.
• Зрелый и сервисный: понимаешь, что supporting CEO - это про то, как снять с него нагрузку и сделать комфортно, чтобы он фокусировался на бизнесе.
• Комфортно с высокой доступностью: готов(а) быть на связи в выходные (не для срочных задач, но чтобы принять идею/задачу и зафиксировать).
• Имеешь возможность свободно перемещаться по Европе.

• Вознаграждение: $4,000-6,000 gross (финальная цифра зависит от опыта и скиллов)
• Оформление: B2B контракт с компанией в США (возможен контракт через европейское юрлицо, если критично по визам)
• Валюта: USD (возможна оплата в EUR через deel, если нужно)
• Формат работы: полная удалёнка
• График: ориентировочно 9:00-21:00 CET (Central European Time). Самое продуктивное время CEO — 18:00-20:00. Гибкий подход — можно встроить спорт/личные дела в течение дня, но важна доступность в core hours.
• Командировки: готовность к ~20-30 поездкам в год (в основном Европа, реже США, Азия, Ближний Восток). Длительность: обычно 3-4 дня, иногда до 1-2 недель. Обязательна визовая свобода передвижения по Европе.
• Отпуск: 28 календарных дней + планируется +10 дней (можно использовать как национальные праздники или по выбору). Важно согласовывать с графиком CEO и не попадать на ключевые события.
• Возможности роста: при успешном развитии роли — возможность создания executive office.
• Регулярные встречи: weekly 1:1 с CEO (1 час голосом) для синхронизации и обратной связи.