Работа в офисе, вакансия • Офис-менеджер/Хозяйка/Хозяин офиса • Москва - id362

Приветствуем тебя, будущий коллега!

НТЦ «Конструктор» — аккредитованная ИТ-компания, которая проектирует, разрабатывает и внедряет цифровые решения для строительства и развития масштабных объектов промышленной и городской инфраструктуры. Мы создаем цифровые двойники территорий и объектов капитального строительства, обеспечивая интеграцию данных и эффективное управление проектами на всех уровнях.

С 1989 года НТЦ «Конструктор» работает в сфере цифровизации и автоматизации проектирования. Наша экспертиза подтверждена более чем 500 проектами в строительстве — от гражданских объектов до промышленных предприятий, энергетических комплексов и объектов транспортной инфраструктуры.

Ключевые направления деятельности компании:

- создание многомерных геоинформационных систем

- разработка систем управления инженерными данными

- разработка информационных моделей и проектирование

- геодезия и кадастр, инвентаризация и учёт активов

- образовательные курсы по внедрению и эффективной эксплуатации решений.

И сейчас мы находимся в поиске офис-менеджера!

Основные задачи и обязанности

1. Административная поддержка и работа с клиентами:

- прием, встреча и размещение посетителей офиса

- организация и администрирование встреч: бронирование переговорных комнат, подготовка оборудования для офлайн- и онлайн-совещаний (Zoom, Teams и т.д.), обеспечение необходимых материалов

- распределение и обработка входящих телефонных звонков, корректная фиксация информации

- выполнение отдельных поручений руководства

- взаимодействие с арендодателем и другими внешними организациями

- административная и организационная помощь в подготовке внутренних и внешних мероприятий компании: конференции, деловые встречи, праздничные и т.п. (взаимодействие с площадками, кейтерингом, подрядчиками, подготовка материалов, координация участников).

2. Поддержание работоспособности и комфорта офиса:

- контроль за чистотой и порядком в рабочих зонах, переговорных комнатах, координация работы клининговой службы

- своевременный заказ, учет и распределение канцелярских принадлежностей, хозяйственных товаров, питьевой воды

- организация и поддержание запасов снэков, чая, кофе и и тп для кухни

- контроль за работоспособностью офисной техники и оборудования для конференц-связи.

3. Документооборот и организационная поддержка:

- регистрация, учет и распределение входящей/исходящей корреспонденции (электронной и бумажной)

- подготовка и оформление организационных документов (письма, запросы и тп)

- организация отправки и получения почты (курьерские службы, «Почта России»)

- трэвел-поддержка сотрудников: помощь в организации командировок (подбор и бронирование билетов, отелей и тп), подготовка документов

- работа в специализированных системах (например, Bitrix 24, PLM — обучение предусмотрено)

- помощь сотрудникам в подготовке презентаций и документов, работа с архивом.

• опыт работы на аналогичной должности (офис-менеджер, администратор, секретарь) от 1 года

• отличное знание ПК (MS Office: Word, Excel, PowerPoint) и офисной техники

• опыт организации встреч и навыки работы с системами для видеоконференц-связи

• грамотная устная и письменная речь, знание делового этикета

  - навыки деловой коммуникации по телефону и при личном общении

• аккуратность, внимательность к деталям, исполнительность и инициативность

• стрессоустойчивость, доброжелательность и позитивный настрой

• ответственность, умение работать в команде и соблюдать субординацию

• организаторские способности, умение работать в режиме многозадачности

• навыки организационной поддержки мероприятий (event management) будут значительным преимуществом

• опыт работы с системами электронного документооборота будет преимуществом.

Сотрудничество с нами — это:

• работу в компании с дружным, профессиональным коллективом и поддержкой руководителя

• трудоустройство по ТК РФ с первого рабочего дня

• заработную плату, обсуждаемую по итогам собеседования

• график работы: 5/2

• комфортный офис в 7-10 минутах ходьбы от м. Дмитровская

• увлекательные и запоминающиеся мероприятия с командой

• возможности для профессионального роста и развития внутри компании.

Присоединяйтесь к нам на пути к технологическим вершинам. Давайте вместе строить будущее, где технологии работают на вас!