Работа в Москве, вакансия - Делопроизводитель / Специалист по общему и электронному документообороту • Москва - id321

Мы успешная и динамично развивающаяся компания, специализирующаяся в организации крупных выставок и конференций в аграрной сфере. Наша команда состоит из талантливых профессионалов с более чем 20-летним опытом, которые ставят клиентов и качество обслуживания на первое место. Мы приглашаем в свою команду энергичных, ответственных и организованных специалистов:

Обязанности:

Электронный документооборот (ЭДО) и работа с договорами:

• Полноценная работа в системе ЭДО: отправка и получение первичной документации (счета-фактуры, УПД, акты, товарные накладные)
• Загрузка и отправка договоров в систему ЭДО для подписания контрагентами
• Взаимодействие с контрагентами по вопросам подключения к ЭДО, сверки и корректировки электронных документов
• Мониторинг статусов подписания документов в ЭДО. Контроль за своевременным подписанием документов с обеих сторон
• Активное информирование отдела продаж: ведение реестра и своевременное оповещение менеджеров о «зависших» документах (долгое неподписание со стороны клиента)
• Выгрузка электронных документов для передачи в бухгалтерию или налоговые органы

Расчетно-финансовое направление (выставление счетов и контроль оплат):

• Формирование и выставление счетов на оплату контрагентам на основании заключенных договоров, переданных от отдела продаж
• Контроль за своевременностью выставления счетов и отслеживание статуса их отправки
• Формирование в 1С реестра задолженностей и поступивших оплат для оперативного контроля платежной дисциплины
• Консультирование контрагентов по вопросам получения закрывающих документов к выставленным счетам.

Специфика выставочной деятельности:

• Документационное сопровождение участников выставки на всех этапах: бронирование стендов, дополнительные услуги, застройка
• В дни монтажа и работы выставки — оперативное выставление счетов и оформление закрывающих документов для участников (акты, УПД) непосредственно в процессе проведения мероприятия
• Контроль оплат участия в выставке со стороны экспонентов
• Взаимодействие с подрядчиками (застройщики стендов, логисты, сервисные службы) по вопросам документального оформления услуг.

Классический документооборот:

• Прием, первичная обработка и регистрация входящей корреспонденции (письма, запросы) в бумажных журналах и электронных реестрах
• Отправка исходящих документов, контроль за своевременной доставкой (Почта России, курьерские службы, экспресс-доставка)
• Формирование и ведение номенклатуры дел, правильное формирование документов в дела, обеспечение их сохранности
• Подготовка и передача документов в архив, оформление архивных описей
• Контроль за правильностью оформления реквизитов (подписи, печати, даты, номера) на бумажных носителях в соответствии с ГОСТ и внутренними инструкциями
• Копирование, сканирование и тиражирование документов по запросам сотрудников

Организационная работа и взаимодействие:

• Подготовка проектов писем, приказов по основной деятельности, служебных записок
• Взаимодействие с отделом продаж: получение заявок на отправку документов, оперативное согласование статусов по клиентам
• Взаимодействие с бухгалтерией: сверка взаиморасчетов, закрытие периодов, уточнение данных для корректного выставления счетов
• Участие в инвентаризации документов (как бумажных, так и электронных).

Наши ожидания от кандидата:

Обязательно:

• Уверенное владение системами ЭДО (приоритетно СБИС). Важно понимание именно процесса отправки на подпись, а не только обмена первичкой
• Понимание основ классического делопроизводства: знание правил регистрации, контроль исполнения, работа с входящими/исходящими номерами, формирование дел
• Знание ГОСТ Р 7.0.97-2016 (или актуальных стандартов по оформлению организационно-распорядительной документации)
• Навыки работы с оргтехникой (принтер, сканер, МФУ) и пакетом MS Office (уверенный Excel для ведения реестров)
• Умение работать в 1С (Бухгалтерия или УТ) — формировать отчеты по взаиморасчетам, отслеживать оплаты, выгружать документы
• Внимательность, аккуратность и развитые коммуникативные навыки (умение корректно и своевременно проинформировать коллег из отдела продаж о проблемах с подписанием и оплатами)
• Умение работать с большим объемом бумажных носителей, не теряя концентрации
• Опыт ведения архива (подшивка, маркировка, описи, хранение)
• Навыки работы в CRM системе Битрикс24 приветствуются.

Будет плюсом:

• Опыт работы в выставочной или event-компании
• Опыт работы в 1С: Документооборот
• Понимание принципов работы клиент-банка (для общего понимания движения денег и счетов)
• Готовность к работе на выставочной площадке в дни проведения мероприятий
• Среднее профессиональное или высшее образование (делопроизводство, архивоведение, юриспруденция, экономика)
• Организованность, умение расставлять приоритеты в работе, многозадачность, готовность к интенсивной работе с высоким уровнем вовлеченности.

Мы предлагаем:

• Оформление по ТК РФ, полностью «белая» заработная плата (обсуждается на собеседовании, ориентир — от 120000 на руки)
• График работы 5/2, 09:00 - 18:00
• Комфортный офис, в 4-5 минутах ходьбы от м. Красные ворота
• Работа в выставочной сфере с насыщенным событийным календарем
• Возможность совмещать современные digital-инструменты с классическим подходом к документам
• Дружный коллектив и стабильную компанию.